Como fazer o controle de processos judiciais do seu escritório de advocacia?

Você entende como fundamental o controle de processos do seu escritório de advocacia? Seguramente esse é um dos principais desafios para as organizações jurídicas, sobretudo pelo volume de informações disponibilizadas pelos clientes e também obtidas durante a tramitação dos processos administrativos, judiciais ou consultivos.

Pensando na importância desse tema, neste conteúdo forneceremos dicas que o auxiliarão a realizar um controle eficaz dos processos; destacaremos a importância de uma boa organização dos documentos, das tarefas e das finanças dos processos; e ainda explicaremos por qual motivo você deve contar com uma ferramenta confiável. Continue com a gente.

Como fazer o controle de processos judiciais?

Existem boas práticas que ajudam os escritórios a realizar esse controle. Vamos começar com a digitalização de todos dos documentos relativos aos processos: peças processuais, e-mails, relatórios, contratos, conversas, áudios, vídeos; tudo que for importante em termos de informação deve ser digitalizado.

Essa simples ação é capaz de proporcionar diversas vantagens.

Para começar, não será necessário destinar amplo espaço físico para armazenar os processos. Além disso, diminuem-se as chances de perder algum documento importante. Como todos os arquivos serão salvo em um local seguro, ficará mais fácil encontrar os processos existentes, com toda documentação pertinente.

Comece, portanto, com a digitalização de todos os documentos e a organização eficiente das informações.

Os softwares jurídicos são grandes aliados dos escritórios e dos departamentos jurídicos e estão preparados para sistematizar e armazenar todos os documentos digitalizados com bastante eficácia. Como consequência, o advogado terá à sua disposição uma pesquisa rápida e fácil de todas as informações que necessita no dia a dia.

Para além da gestão dos processos, o uso de uma ferramenta tecnológica proporciona a tomada de decisões pautada em informações confiáveis. Tudo isso, sem esquecer que o advogado ganha mobilidade, pois tem disponibilidade (24 horas por dia e de qualquer local com acesso a internet) de todas as informações do seu escritório.

Como controlar as tarefas processuais com eficácia?

A verificação diária das tarefas improrrogáveis e a utilização do chamado double check têm o poder de aumentar a segurança da operação, reduzir o nível de estresse dos colaboradores e proporcionar ganho de produtividade.

É muito salutar que gestor possa acessar todas as tarefas vincendas no dia, semana, mês ou qualquer período de conveniência,  sempre com o menor esforço. Combinando essa análise com a visão das tarefas por colaborador, por equipes ou por todo o escritório, o gestor conseguirá ter uma atuação ainda mais estratégica. Ele poderá, por exemplo, redistribuir facilmente os prazos que merecem ser remanejadas ou dar uma especial atenção para seu colaborador, ou seja, tratar individualmente cada situação concreta.

A gestão eficaz das tarefas é um dos controles mais importantes no dia a dia do escritório, sobretudo porque é aqui que se consegue equacionar e melhor gerenciar o trabalho dos advogados, estagiários e do pessoal administrativo.

O resultado certamente é a maior qualidade na prestação do serviço jurídico e na gestão de toda carteira de processos.

Vale lembrar que aquelas organizações jurídicas que já possuem uma controladoria jurídica delegam as atividades de análise das tarefas geralmente a essa área. No entanto, mesmo se não houver a controladoria instalada, é preciso que um profissional com habilidade assuma o papel, justamente para garantir mais segurança, velocidade e efetividade nas atividades jurídicas.

Por que controlar as receitas e despesas dos processos com uma lupa?

Todo processo judicial, administrativo ou consultivo gera para o escritório as mais variadas fontes de receitas e despesas. Ter a visão gerencial por cliente, contrato, área ou equipe é imprescindível. Tão importante quanto essa informação gerencial é a capacidade de o escritório medir as entradas e saídas financeiras, processo a processo.

Uma boa administração de processos envolve a capacidade de o gestor facilmente saber quanto cada processo – no exato instante em que for analisado –  já gerou de resultado operacional.

Não menos importante é a marcação e acompanhamento especial de todas as verbas reembolsáveis. É comum escritórios anteciparem para seus clientes despesas com cópias, transporte, alimentação, custas processuais e muitos outros.

Essas verbas devem ser tratadas com muita atenção para não se tornarem literalmente uma fonte de prejuízo para o escritório. Por isso, marcar todas as despesas reembolsáveis e acompanhar detalhadamente o seu fluxo – desde a antecipação até o efetivo reembolso – garantirá uma boa saúde financeira para o escritório e permitirá que os processos possam ser geridos sem prejuízos.

Vale lembrar que o resultado financeiro do processo, positivo ou negativo, deve ser considerado na tomada de decisão estratégica de sua condução.

Qual a importância da organização dos documentos?

A organização dos documentos é fundamental para que você consiga consultar rapidamente os processos, reduzir os custos operacionais e ter a segurança da informação, inclusive em conformidade com a LGPD, no que tange ao tratamento de dados pessoais.

Em relação aos documentos financeiros, a organização correta deles mitiga, por exemplo, prejuízos com pagamentos por atraso, dificuldade no controle de entradas/saídas e o risco de perda de informação valiosa.

Não se pode olvidar que é da essência da atividade jurídica lidar com um grande volume de documentos, e a organização das informações atesta também a qualidade do serviço jurídico prestado.

A sistematização, a digitalização e o armazenamento seguro da documentação do escritório ou do departamento jurídico garantem uma melhor eficiência operacional e a redução dos custos decorrentes de tratamento dos dados.

Por que contar com uma ferramenta confiável?

Por tudo que vimos até aqui, podemos também afirmar que o controle eficaz de processos judiciais, administrativos ou consultivos, incluindo suas tarefas, documentação e as finanças, constitui a atividade vital para os escritórios de advocacia.

Os escritórios que contam com um software jurídico confiável fazem o controle de processos judiciais de maneira mais eficiente. Com o suporte tecnológico, o advogado consegue se organizar melhor no trabalho e ainda pode ficar tranquilo, pois as informações disponíveis serão uma bússola segura para tomada de decisões estratégicas.

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