O que é a LGPD e qual sua importância e possíveis impactos nos escritórios de advocacia?

A LGPD, além de ampliar os mecanismos de proteção, regulamenta a segurança no tratamento e manuseio de dados pessoais coletados por empresas, órgãos públicos ou pessoas naturais. Saber seus impactos na advocacia é essencial para o escritório, eis que envolve também a forma como será realizada a gestão de processos e dos dados das pessoas naturais tratados pelo seu escritório de advocacia.

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Quantas vezes, ao navegar pela internet, você já viu um pop-up aparecer em sites com essas mensagens (ou alguma similar)? Ou já forneceu seus dados, como seu e-mail, telefone, nome, para sites diversos na hora de fazer cadastros, baixar documentos e recursos ou mesmo realizar testes interativos? Em todas essas ações, você estava, de certa maneira, concordando em fornecer seus dados para terceiros. São esses e outros dados que a LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados, visa proteger.

A LGPD entrou em vigor no dia 18 de setembro de 2020. As sanções administrativas aplicáveis pela ANPD (Agência Nacional de Proteção de Dados), entretanto, estarão em vigor a partir de 01 de agosto de 2021. Importa ressaltar que essa nova legislação traz consigo o objetivo de garantir maior segurança aos dados pessoais por meio de princípios, regras específicas e penalidades que podem ser severas em caso de descumprimento. 

Aqui, analisaremos o que é a LGPD, o que exatamente ela visa proteger, como essa lei pode, e vai, impactar a advocacia, sua importância e as implicações legais. 

O que é a LGPD?

A LGPD foi inspirada e impulsionada inicialmente pela legislação europeia GDPR (General Data Protection Regulation – Regulamento Geral de Proteção de Dados). Os principais objetivos de ambas as legislações são proteção à privacidade, transparência, padronização de normas, segurança jurídica e garantir que os dados pessoais sejam tratados com o devido respeito às liberdades individuais de seus titulares.

Dados pessoais são extremamente valiosos em tempos tecnológicos. Isso faz com que empresas, empreendimentos, negócios e profissionais busquem cada vez mais dados de pessoas com os mais diversos objetivos, a maior parte deles com fins econômicos.

Diante desse cenário, se tornou indispensável a intervenção do Estado, por meio da criação de legislação especializada, que proporciona maior segurança à privacidade das pessoas naturais, seja no ambiente on line, seja no off line. E regulamentar o tratamento de dados pessoais foi a forma mais efetiva encontrada para tutelar esse direito fundamental do ser humano – privacidade.

Mas o que são esses dados, e o que são dados pessoais?

Dados segundo a LGPD: conceito e especificações

O art. 5º da lei traz a definição dos seguintes dados: 

1. dado pessoal: é a informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável, ou seja, informações como seu nome, data de nascimento, cidade, profissão, entre outras. 
2. dado pessoal sensível: aquele referente a aspectos mais individuais e subjetivos, como ideologia política, fé e religião e dados relativos a saúde, origem racial ou étnica da pessoa natural. 
3. dado anonimizado: é o dado que não permite identificar o titular;
4. banco de dados: é um conjunto, agrupamento de dados pessoais de uma ou mais pessoas. Não se restringe ao meio eletrônico, nem para fins conceituais, nem para fins dessa lei;

Principais pontos da LGPD para escritórios de advocacia

Advogados e escritórios de advocacia coletam um grande número de dados pessoais sensíveis dos seus clientes. Então, mesmo que seu escritório não pretenda atuar na área, entender os principais pontos da LGPD é essencial e ajudará a evitar potenciais problemas. 

Mas o Estatuto da Advocacia e o Código de Ética da OAB já trazem previsões quanto ao sigilo de dados do cliente, certo?

Sim, mas a LGPD vai um pouco além, especialmente se seu escritório já está por dentro da Advocacia 4.0 e utiliza meios tecnológicos para crescer na captação de clientes, no marketing jurídico e no tratamento dos processos. Isso porque você não deve proteger apenas os dados dos clientes, mas também dados captados de potenciais clientes através de estratégias de e-mail marketing, redes sociais, captação de leads e outras. 

O momento é de analisar quais dados seu escritório coleta, seja de clientes, leads, contatos ou pessoas não relacionadas diretamente ao jurídico. Depois de mapear exatamente o tipo de dados coletados, sua necessidade ou desnecessidade para seu escritório e os responsáveis por eles, verifique a segurança envolvida. 

A LGPD estabelece o consentimento como uma das bases legais na hora de capturar dados de pessoais de terceiros. Isso é, você só pode obter os dados de alguém mediante a autorização expressa e clara dessa pessoa, física ou virtualmente. Além disso, o usuário tem o direito de exigir a retificação e atualização dos próprios dados, dados esses que devem ser utilizados para fins específicos, não podendo fugir à finalidade informada, que deve ser comunicada ao titular do dado pessoal. Por fim, os escritórios devem coletar somente o necessário, conforme o princípio da minimização da coleta.

Impactos da LGPD na rotina de um escritório de advocacia

Vimos que a LGPD impacta diretamente na rotina dos escritórios e para se adequar à nova legislação, é preciso rever algumas ações. Inicialmente, por se tratar de algo muito técnico no que tange a segurança da informação, considere o auxílio de um DPO (Data Protection Officer) nessa fase inicial de implementação das medidas da lei. Esse profissional poderá ajudar a orientar a adoção de práticas de compliance e outras medidas de segurança para garantir que seu escritório esteja totalmente por dentro da LGPD. 

Listamos aqui algumas boas práticas que podem ser adotadas para ajudar nesse período de aprendizado e transição. Lembrando que o foco, aqui, é em ensinar você a entender melhor a LGPD e entender por que e como avaliar se seu escritório de advocacia está por dentro dos ditames legais.

1. se seu escritório utiliza técnicas de inbound marketing e coleta informações de terceiros, seja para newsletters, envio de e-books ou outros fins, garanta que a página de captura seja clara quanto ao que será fornecido, e que o envio seja indubitavelmente consentido;
2. na hora de coletar dados de clientes para processos judicial, administrativo ou arbitral, pode ser uma boa medida o consentimento expresso desse cliente, acompanhado de uma informação clara acerca da finalidade dos dados. Vale ressaltar, no entanto, que as bases legais do exercício regular de direitos e do legítimo interesse (art. 7º, VI e IX da LGPD) poderão trazer ao escritório a devida segurança relativamente no momento da coleta e tratamento desses dados pessoais;
3. analise e revisite as políticas de segurança de informações de seu escritório de advocacia. Se ele não tem uma, é hora de estudar como criar e o que colocar;

Em outras palavras, limite a coleta de dados apenas ao que for essencial para seu escritório de advocacia, descarte dados que você possui que não são necessários para a finalidade específica, e sempre seja transparente com o titular dos dados. 

Um impacto mais específico será notado por escritórios generalistas e por aqueles que já se especializam na área de tecnologia e segurança da informação: com a LGPD prestes a entrar em vigor, a tendência é que haja um aumento de demanda por consultorias jurídicas e advogados para representar as partes em casos nessa área. É um bom momento para trabalhar o marketing do seu escritório e sua presença virtual nessa área. 

Por fim, é importante encontrar possíveis riscos e fatores de risco em sua política de armazenamento de dados. Falta um sistema seguro para resguardar os dados pessoais de terceiros de ataques feitos por possíveis invasores? Você está preparado para impedir que ocorram vazamentos ou exposição desses dados pessoais? Encontrar as vulnerabilidades existentes faz com que você saiba quais riscos deve prever e tentar diminuir. É importante, nesse momento, envolver toda sua equipe no processo: não se trata de uma lei cujas determinações devam ser cumpridas ou evitadas apenas uma vez, mas sim de uma verdadeira reinvenção da cultura de coleta e tratamento de dados pessoais.

Dados processuais e de clientes, por exemplo, devem ser resguardados com o máximo de segurança. A tecnologia pode ser uma grande aliada do advogado nesse momento — até porque é inviável optar por sistemas totalmente offline de armazenamento, certo? 

Um bom software jurídico pode ajudar com isso, e é o caso da XJus, que utiliza de tecnologia de ponta para assegurar um serviço de alta qualidade para escritórios de advocacia, bem como a total segurança dos dados e informações armazenadas no sistema.

A LGPD e discussões envolvendo a proteção e tratamento de dados pessoais são complexas e tenderão a aumentar em 2020. O momento é de avaliar, estudar, atualizar o escritório de advocacia e se preparar para garantir que os dados de seus clientes e processos sejam tratados da melhor forma possível.

Se você ainda não tem certeza de como fazer isso, confira esse conteúdo que te ajudará a escolher um excelente software jurídico para auxiliá-lo, deixando mais tempo para seu escritório focar no que realmente importa: a advocacia.