4 documentos jurídicos que precisam ser armazenados na sua empresa
Empresas dos mais diferentes portes e segmentos de mercado geram arquivos e devem armazenar documentos jurídicos. Essa questão é fundamental para que a sua companhia não tenha problemas no futuro. Os escritórios de advocacia também precisam fazer o armazenamento dessas documentações para apresentá-las posteriormente.
Pensando na importância desse tema, neste conteúdo destacaremos sobre a importância de armazenar os documentos, informaremos sobre os principais arquivos jurídicos que precisam ser armazenados na sua companhia e explicaremos como a plataforma jurídica colaborativa da XJUS poderá ajudá-lo a fazer o armazenamento da melhor forma possível. Boa leitura.
Qual a importância de armazenar os documentos?
O armazenamento de documentos, por diferentes razões, é fundamental para empresas dos mais variados segmentos e portes de mercado. Primeiramente, ao guardar esses arquivos de maneira adequada, você terá informações valiosas sobre o seu negócio e elas poderão ajudá-lo a tomar melhores decisões.
Outra questão que merece ter destaque é que existem alguns documentos que precisam ser armazenados por um determinado prazo por causa de uma obrigação imposta pela lei. Dessa forma, ao cumprir a legislação vigente, a sua empresa não terá problemas no futuro e evitará penalidades.
Quais os documentos jurídicos que precisam ser armazenados?
Não há uma resposta exata para essa pergunta, pois os documentos jurídicos a serem armazenas pela sua empresa podem variar conforme o ramo do seu negócio. No entanto, existem alguns arquivos gerais e que precisam ser armazenados. Na sequência do post, destacaremos sobre os principais.
1.Contrato social
Trata-se de um documento básico para abrir uma empresa no Brasil. Isso porque, se o contrato social não for aprovado, não há o negócio. Esse documento conta com informações relevantes, como as atividades a serem exercidas pela empresa, o quadro de sócio, a participação de cada um etc.
Para obter esse papel é preciso fazer o registro na junta comercial do seu município. Após sair a liberação, a sua empresa poderá emitir notas fiscais, solicitar empréstimos e também abrir conta-corrente jurídica.
Sobre esse tema é importante mencionar que os Microempreendedores Individuais (MEIs) não podem ter sócios. Por esse motivo, eles não precisam ter contrato social. Os microempreendedores devem fazer um Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI).
2. Contrato de trabalho
O contrato de trabalho visa assegurar o direito dos trabalhadores e também vai ajudar a sua empresa ou escritório de advocacia a se proteger de problemas futuros.
Por meio desse documento jurídico, torna-se possível conhecer a relação trabalhista e verificar os direitos e deveres dos funcionário e também da empresa. Vale destacar que esse documento deve estar em conformidade com as exigências da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
3. Termo de uso e política de confidencialidade
O termo de uso e a política de confidencialidade são voltados para negócios com presença digital ou que têm e-commerce (loja virtual). A Lei nº12.965/2014 estabelece diretrizes, direitos e deveres para o uso da internet e ela prevê que os gestores dessas empresas precisam preparar o termo de uso e a política de confidencialidade.
Os termos de uso demonstram as regras que devem ser seguidas para navegarem no site da empresa, as condições de uso da página e a privacidade dos dados. A política de privacidade, por sua vez, estabelece como as informações fornecidas pelos usuários serão armazenadas e utilizadas.
Sobre esse tema é importante ressaltar que já está em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A norma tem como objetivo de melhorar a segurança da informação, ao evitar vazamentos de dados, e assegurar mais autonomia do usuário para escolher como os dados serão utilizados pelas companhias.
4.Acordo de sócios ou acionistas
Trata-se de um documento complementar em relação ao contrato social e o acordo de sócios é válido para as empresas que exigem alto valor de investimento para começarem no mercado. Por esse motivo, é bastante frequente que os sócios juntem seus bens com o objetivo de arcar com os custos necessários para abrir o empreendimento e firmar a sociedade.
Por meio desse documento, torna-se possível saber quais são as garantias de cada sócio, como será a distribuição de ações e dividendos, entre outros detalhes importantes.
Como a plataforma jurídica da XJUS poderá ajudá-lo a fazer o armazenamento?
A plataforma jurídica da XJUS conta com diversas funcionalidades que o ajudarão a fazer o armazenamento de documentos jurídicos da melhor forma possível.
A ferramenta conta com módulos inteligentes que fazem a gestão de pedidos, gestão de documentos e outros dados relevantes para o operador do direito. Essa questão é útil para os escritórios de advocacia e também para os departamentos jurídicos das empresas.
Vale destacar que na plataforma jurídica da XJUS a armazenagem é feita de maneira automática por meio dos algoritmos de Inteligência Artificial. Com isso, você não vai precisar destinar amplos espaços físicos para guardar os arquivos e ainda terá a segurança de contar com eles sempre quando for necessário. Muito bom isso, não é mesmo?
Como é possível perceber, alguns documentos jurídicos precisam ser armazenados nas empresas. Esse raciocínio é válido para companhias de diferentes segmentos, incluindo os escritórios de advocacia. Ao guardar os arquivos de maneira adequada, torna-se possível livrar de problemas no futuro. Por esse motivo, é muito importante contar com plataformas jurídicas especializadas, pois elas serão capazes de ajudá-lo nessa missão.
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