Gestão Ágil para advogados: como metodologias ágeis podem transformar a produtividade do seu escritório de advocacia?
Pensar em todas as tarefas que você tem para fazer diariamente pode ser assustador, não é? Afinal, o tempo diário é finito, e as obrigações às vezes parecem infindáveis. Por isso sempre ressaltamos a importância de entender e conhecer técnicas de gestão que permitem uma melhor organização das suas obrigações. Mas mais do que aprender a gerir seu escritório, é relevante aprender a gerir seu tempo — e é nisso que a gestão ágil pode ajudar!
Por meio de práticas e técnicas de metodologias ágeis, você terá uma melhor capacidade de adaptação e, consequentemente, conseguirá implementar as novas tendências o quanto antes na sua organização e, assim, se diferenciar no mercado.
Pensando na importância desse tema, neste post explicaremos detalhadamente o que é a gestão ágil, quais são os principais termos e expressões associadas a esse conceito, destacaremos as principais ferramentas de gestão ágil e como implementar as estratégias na advocacia.
Mas para que sua leitura seja realmente proveitosa, lançamos uma reflexão — fique com ela até o final: você sabe como aproveitar seu tempo da melhor forma no trabalho?
O que é Gestão Ágil?
Metodologias ágeis pressupõem a subdivisão de um projeto maior em etapas menores. Dessa forma, fica mais fácil a visualização de tarefas e da dificuldade específica e geral de uma obrigação.
Mas gestão ágil não tem a ver somente com a rapidez com que as tarefas serão executadas. Esse conceito também se relaciona com a flexibilidade na realização dos planejamentos e com a sua produtividade, e garante uma melhor qualidade do processo de trabalho.
Dessa maneira, podemos dizer que as metodologias de gestão ágil se adaptam e permitem mudanças bruscas no planejamento sem consequências negativas para a qualidade do serviço ou mesmo para a qualidade de vida de quem está executando as tarefas. Isso pode incluir, por exemplo, mudanças de prioridades, adiamento de tarefas e alteração das características do projeto.
É muito importante destacar que nesse modelo de gestão algumas características são evidentes e essenciais, como uma visão dinâmica das tarefas a se fazer e a necessidade de envolvimento de toda a equipe.
A gestão ágil é uma peça poderosa que permite o crescimento saudável de seu escritório de advocacia, pois permite definir, de maneira assertiva, quais são as prioridades envolvendo a consecução de cada serviço — seja jurídico, processual ou administrativo, e quais as etapas envolvendo cada tarefa.
Com essa prática, torna-se possível assegurar um trabalho de maior qualidade, bem como dividir melhor as funções e necessidades dentro de um escritório de advocacia: você não fica mais refém de prazos processuais, sendo capaz de aumentar o seu portfólio de serviços e, inclusive, garantir uma melhor experiência do cliente.
Quais são os termos e conceitos relevantes da gestão ágil?
Você já pesquisou por algo e se deparou com uma chuva de termos incompreensíveis, em outros idiomas, ou mesmo um número assustador de siglas?
Para garantir que você não tenha essa experiência, optamos por trazer uma pequena lista de termos mais relevantes para o conceito de gestão ágil. São eles:
- Scrum: uma ferramenta (framework) de metodologias ágeis com técnicas de divisão de processos e tarefas;
- OKRs: Objective and Key Results, ou objetivos e resultados-chave, auxiliam a definir e acompanhar objetivos e metas;
- Sprint: é o ciclo de trabalho do Scrum;
- Manifesto Ágil: é um documento que guia e orienta as práticas das metodologias ágeis;
Quais são as ferramentas de Gestão Ágil?
Existem diversas ferramentas de Gestão Ágil e cada uma apresenta características e objetivos diferentes. Aqui, trabalharemos com as quatro principais:
- OKRs;
- Scrum;
- Kanban;
- Lean.
Dessa maneira, você será capaz de escolher o melhor método para o seu escritório — ou mesmo uma combinação deles.
OKRs
OKRs (Objetives and Key Results), são os Objetivos e Resultados-Chaves.
Quando falamos de objetivos, falamos em definir a direção desejada pelo escritório de advocacia: o que você pretende alcançar no curto, no médio e no longo prazo?
Já os resultados-chave são as métricas que influenciam e permitem acompanhar o progresso e realização dos referidos objetivos. Assim, você consegue tomar decisões mais assertivas a respeito do que fazer para guiar seu escritório de advocacia pelo caminho correto.
Definir os objetivos e resultados-chave do seu escritório e das tarefas realizadas é fundamental para ajudar no desenvolvimento e foco de toda a equipe, bem para garantir uma melhor qualidade e velocidade do trabalho. Além disso, as OKRs permitem ajustar as metodologias ágeis para buscar um melhor resultado possível.
Scrum
Nessa metodologia, os projetos são divididos em etapas cíclicas e elas são denominadas Sprints. Eles duram entre 2 e 4 semanas e abrangem um amplo número de tarefas a serem feitas.
No Scrum, há rituais diários, semanais e periódicos para alinhamento das atividades e tarefas a serem executadas. Desses rituais, os mais relevantes para você compreender a metodologia são:
- Daily Meeting: reuniões diárias em que os membros da equipe compartilham o que fizeram no dia anterior e o que farão no dia de trabalho, bem como expressam eventuais impedimentos;
- Sprint Review: reunião ao final de cada sprint para revisar o que foi feito, o que ficou faltando, e é um momento em que toda a equipe compartilha o que acha que poderia melhorar e feedbacks acerca da sprint em geral;
- Sprint Planning: reunião de planejamento da Sprint. É nessa reunião que a equipe define quais tarefas serão priorizadas e realizadas durante o período.
Sprints ajudam toda a equipe a trabalhar de forma unida, em prol dos objetivos do escritório, e de forma mais organizada.
Kanban
Trata-se de um método visual que se baseia em quadros de trabalho e cartões. Um time pode trabalhar com vários quadros e isso varia conforme as funções exercidas. A grande vantagem desse método, é que ele possibilita o acompanhamento do progresso de maneira facilitada e esclarece a responsabilidade de cada membro do time.
Lean
A cultura Lean se relaciona diretamente com o propósito de redução de desperdícios e melhoria contínua. Por esse motivo, está bastante relacionada com a gestão ágil de projetos.
Além de eliminar desperdícios, a metodologia busca entregar um maior valor ao cliente, garantir mais agilidade nas entregas e compartilhar o conhecimento de toda a equipe. Todas essas questões se relacionam com os princípios da gestão ágil.
Quais são os benefícios da gestão ágil?
A gestão ágil proporciona diversos benefícios para as empresas, por isso é uma estratégia indispensável. Entre os principais aspectos positivos estão o aumento da produtividade, o controle do orçamento e a gestão de riscos.
Aumento da produtividade
Aplicando na prática, você consegue produzir mais, com mais qualidade, e em menos tempo — ou até no mesmo tempo, mas o aumento na qualidade, por si só, já implica uma gestão do tempo mais inteligente.
Controle de orçamento
As práticas de gestão ágil possibilitam o ajuste dos custos dos produtos ou serviço e elas ocorrem conforme a necessidade de cada projeto. Além disso, há também a definição de funcionalidades mínimas para entregar um serviço minimamente viável e com qualidade garantida.
Gestão de riscos
Qualquer membro da equipe pode identificar os riscos do projeto e, assim, trabalhar para que eles possam ser identificados e resolvidos. Tudo isso garante mais agilidade, pois toda a equipe tem responsabilidade na gestão de riscos.
Como aplicar as metodologias ágeis na advocacia de forma prática?
Destacamos anteriormente sobre quatro metodologias de gestão ágil: OKR, Scrum, Lean e Kanban. Todas elas podem ser aplicadas em seu escritório de advocacia.
Comece definindo as metas e objetivos de seu escritório de advocacia. Para isso, ter um bom controle dos números atuais do seu escritório, bem como da sua carteira de clientes, pode ser fundamental.
Definidas as metas e objetivos, é hora de identificar quais resultados são essenciais. Por exemplo, seu objetivo é ampliar sua carteira de clientes? Então encontre seus números atuais e defina numericamente onde você quer estar após cada ciclo de trabalho.
Se as OKRs ajudam a definir objetivos de uma perspectiva ampla, você pode aplicar tudo com o Scrum. Esse framework é mais direcionado para divisão de projetos e alinhamento de prioridades na equipe. Por sua vez, o Kanban pode ser utilizado para melhorar a visualização das tarefas seus estágios, sendo uma ótima combinação ao Scrum!
A gestão ágil é indispensável para os escritórios de advocacia. Isso porque, ela proporciona a otimização da produtividade, melhora o relacionamento entre as pessoas da equipe, reduz desperdícios e proporciona uma rápida adaptação em relação às mudanças ambientais. Considerando as questões mencionadas nesse artigo, vale muito a pena implementar essa prática no seu negócio.
Além disso, se o seu problema envolve muito trabalho e pouco tempo, pode ser hora de analisar a automatização do seu escritório de advocacia. Quem sabe um bom software jurídico não seja uma boa opção para você? O software da XJus auxilia escritórios a controlarem todas as informações jurídicas e gerenciais em um só local, permitindo uma melhor tomada de decisões, melhoria na gestão, e consequentemente na aplicação das metodologias ágeis.
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Como você se sente? Conseguiu responder ao desafio lá dos primeiros parágrafos?
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