Gestão de Clientes na Advocacia: Como e por que trabalhar um gerenciamento efetivo da sua carteira de clientes.

Um escritório de advocacia vai muito além da capacidade de elaborar excelentes peças jurídicas. A advocacia exige a administração e gestão completa do escritório. E o sucesso do advogado passa, portanto, pelas áreas jurídica, financeira, tecnológica, de recursos humanos; sem nunca poder descuidar da boa gestão da carteira de clientes. 

Sabemos que são muitas atividades para você realizar, e por isso trouxemos algumas dicas nesse texto sobre como ter uma gestão funcional da sua carteira de clientes. Fique conosco até o fim do artigo!

Por que seu escritório de advocacia deve se preocupar em gerir a carteira de clientes?

Não duvidamos que você conhece bem os clientes que você atende. Também sabemos que você sabe se comunicar com eles e garantir a melhor prestação de serviços focada em atender às necessidades que o levaram a contratar seu escritório. 

No entanto, tente responder às seguintes perguntas, enquanto lê esse texto:

• Quem são seus clientes mais lucrativos?
• Quem são seus clientes menos lucrativos?
• Quais clientes contratam com você com maior recorrência?
• Cite três clientes que não voltaram a contratar seu escritório nos últimos 12 meses. 
• Como é a relação do seu escritório com cada um dos seus clientes?

Se você tem um controle financeiro bom do seu escritório e sabe administrar bem os clientes levando em conta não só o valor do contrato com cada um, mas também a complexidade das demandas e o tempo gasto em cada demanda, você provavelmente está no caminho certo para responder essas perguntas.

Se você se perdeu no parágrafo anterior ou sentiu insegurança na hora de responder, esse conteúdo vai ajudar — porque uma boa gestão de clientes permite que você consiga contratos com custo-benefício melhor e com maior recorrência, além de ajudar a definir em quais clientes você deve focar suas estratégias de Customer Success de forma prioritária.

Além disso, a gestão de clientes vai um pouco além da questão financeira: ela abrange, também, as práticas e ações tomadas desde o momento da captação desse cliente até o momento após a finalização do contrato, envolvendo todo um relacionamento construído nos anos do contrato.

Mas então, o que fazer de fato para administrar os seus clientes?

1. Documente sua carteira de clientes

Se você ainda não tem todos os seus clientes documentados em algum lugar, é hora de trabalhar nisso. Separe um arquivo, seja em planilha, seja no trello, seja em algum aplicativo ou software, e documente cada um de seus clientes com informações básicas e mais complexas. Sugerimos as seguintes:

• Nome;
• Idade;
• Profissão;
• Processos ativos:
• Processos finalizados:
• Valor do contrato de honorários (separar os valores por processo ativo);
• Nível de complexidade do processo (separar, também, por processo ativo);
• Cliente recorrente? Sim/Não.

O ideal é ter mais informações, mas se você ainda não tem nada documentado e optar por fazer esse registro de forma manual ou usando ferramentas gratuitas, comece por aí e acrescente mais aos poucos.

2. Estabeleça metas do seu escritório de advocacia

Conhecer as metas gerais do escritório é fundamental para você compreender que tipo de cliente você quer manter, e quais clientes não são interessantes para o seu escritório. Por mais nobre que seja sua atuação, é necessário saber quando dizer não a um potencial cliente para a saúde profissional do seu escritório e até mesmo para o melhor interesse dessa pessoa.

3. Planeje revisões periódicas

Se você documentou os dados de forma manual ou em sistemas mais simples, é importante separar um tempo para revisar e atualizar referidos dados, ou você poderá tomar decisões baseadas em informações ultrapassadas. Imagine o caos que pode ser causado se você entrar em contato com o cliente a respeito de um problema passado e não do problema atual?

4. Saiba diferenciar cada cliente

Não trate todos os clientes como pessoas iguais: pessoas diferentes demandam comportamentos e tratamentos diferentes.

Isso não significa que você precisa se especializar em teorias comportamentais, mas é importante saber diferenciar os setores e áreas de atuação dos clientes, bem como as principais ocupações, para conversas e comunicações melhor direcionadas.

Por exemplo, se o seu escritório de advocacia atende clientes do ramo empresarial, diferencie-os pelo setor ao qual eles pertencem. Assim a sua equipe se aprofundará melhor sobre a temática de cada grupo, e as comunicações terão melhor qualidade.

Dessa forma, o seu escritório terá advogados treinados e bem preparados para tratar de assuntos específicos, e melhor ainda, resolver problemas específicos de clientes de determinadas áreas.

5. Alimente o relacionamento com seus clientes

Gestão de clientes envolve mais do que a gestão financeira ou contratual dos clientes, porque pressupõe também uma construção cuidadosa de um bom relacionamento. É extremamente interessante desenvolver esse vínculo que o seu cliente possui com o escritório, que implica em cada vez mais confiança.

Através do relacionamento com o cliente o advogado poderá compreender melhor suas dores e dilemas jurídicos enfrentados e desse modo terá mais chances para conseguir ajudá-lo e até atrair futuras contratações.

Além disso, o relacionamento saudável, criado através desse vínculo gera maior confiança e credibilidade ao escritório de advocacia. O que é bom não somente com o cliente já firmado, mas também para a prospecção de novos clientes.

6. Fidelize seus clientes

A fidelização de clientes é uma das melhores alternativas para o sucesso na advocacia. Atualmente, existem estratégias voltadas à fidelização e encantamento do cliente chamadas de Customer Success. De forma resumida, garanta um serviço bem prestado e uma comunicação ativa entre seu escritório e os contratantes de serviços.

Se quiser entender sobre isso de forma mais aprofundada, confira um conteúdo completo sobre sucesso do cliente na advocacia.

Se você acha que tudo isso vai ficar muito complexo para o tamanho do seu escritório ou considerando sua velocidade de crescimento, pode ser hora de considerar uma ferramenta que adota tecnologias mais avançadas e que fará essa gestão de clientes de forma constante para você.

O que achou do conteúdo? Conte nos comentários se o seu escritório já adota alguma metodologia ou ferramenta de gestão de clientes, vou adorar ler suas experiências!