Gestão de contratos: como otimizar o gerenciamento e ser mais produtivo?

A gestão de contratos demanda atenção constante, precisão e consome uma parcela da jornada de trabalho. Muitos profissionais dedicam horas diárias para acompanhar prazos, localizar documentos e garantir a conformidade de cada acordo.

O desafio está em equilibrar a necessidade de rigor na administração de documentos legais com a busca por eficiência operacional. Quando os processos de gerenciamento são manuais ou dependem de planilhas complexas, a probabilidade de erros aumenta e o tempo de resposta da equipe diminui.

Este post é um convite para você repensar e otimizar a maneira como sua área administra estes documentos. Vamos explorar as etapas fundamentais para aprimorar a rotina de gerenciamento, adotando práticas que liberam o potencial produtivo da equipe. 

Ao longo da leitura, você vai descobrir como a organização do fluxo de trabalho e o uso de ferramentas específicas transformam a administração de contratos de um gargalo em um motor de eficiência.

O que é a gestão de contratos?

O gerenciamento de contratos abrange atividades que se relacionam com o monitoramento de diversas etapas dos documentos. Isso inclui, por exemplo, a organização das documentações, a padronização dos termos, entre outras questões relevantes.

Dessa maneira, a gestão de contratos acompanha as diferentes etapas de vida dos documentos, incluindo a criação do contrato, a execução de diversas ações etc. Essa prática visa proporcionar segurança jurídica às diferentes partes interessadas nas negociações contratuais.

Qual a importância do gerenciamento?

Se considerarmos as questões mencionadas anteriormente, a gestão de contratos vai além do cumprimento de funções e monitoramento de prazos. Isso porque o gerenciamento dos acordos contratuais é uma atividade essencial para os departamentos jurídicos das empresas e também para os escritórios de advocacia.

Nesse contexto, o gerenciamento favorece o relacionamento da empresa co os clientes, fornecedores, prestadores de serviços, proporcionando segurança jurídica para diferentes partes envolvidas. Além disso, essa prática contribui para o desenvolvimento de contratos padronizados, claros e coerentes.

Por fim, mas não menos relevante, essa prática de gestão contribui para reduzir os riscos das empresas e ajuda a evitar litígios.

Quais as fases do ciclo de gestão de contratos?

A administração de instrumentos contratuais em departamentos jurídicos exige a aplicação de processos estruturados para garantir o cumprimento de obrigações e o controle de prazos. O ciclo de gestão de contratos compreende o conjunto de etapas que acompanham o documento, desde a solicitação inicial até o encerramento ou renovação do vínculo.

A implementação desta metodologia visa mitigar riscos e organizar o fluxo de informações entre as partes envolvidas. Para o gestor jurídico, o entendimento de cada fase permite a padronização das atividades e a extração de dados para a tomada de decisão.

Negociação

Trata-se do período pelo qual as partes envolvidas no contrato discutem as diversas obrigações pactuadas com o objetivo de formalizar o documento. Nesse momento, as partes podem discutir sobre prazos, eventuais índices de reajustes (se aplicável), objeto contratual, direitos e obrigações, entre outros aspectos relevantes

Elaboração e assinatura

Após a negociação dos termos do contrato, chega-se o momento de elaborar o documento. Nesse momento, a minuta do contrato é definida e assinada pelas diferentes partes envolvidas na negociação. Contar com profissionais jurídicos especialistas no assunto ajuda a criar contratos assertivos e claros, evitando ambiguidades e outros eventuais desentendimentos.

Armazenamento

No contexto de expansão das novas tecnologias, os contratos são armazenados em meios eletrônicos. Com a digitalização, as partes interessadas podem ter fácil acesso aos contratos, deixando a consulta mais rápida.

Ajustes

Depois de elaborada a primeira versão do documento são feitos eventuais ajustes nos contratos e isso é feito com o objetivo de adequar o contrato com as expectativas das diferentes partes envolvidas e a legislação vigente.

Renegociação

Essa cláusula pode ser inserida no contrato e prevê o prazo de fim de vigência de acordo e a necessidade de renovação. Também há casos, especialmente nos momentos de renovação, em que as partes interessadas renegociam cláusulas, podendo modificar ou atualizar alguns parâmetros presentes no contrato.

Quais atividades que o gestor jurídico realiza nesse contexto?

Os gestores jurídicos podem realizar diferentes atividades no contexto de gestão de contratos. Entre as principais estão: 

• Criação de relatórios de acompanhamento: Eles ajudam os gestores a conhecerem o andamento e o estágio que estão os diferentes contratos;
• Proposição de melhorias: O desenvolvimento de melhorias ajuda o contrato a ser mais efetivo e proporciona segurança jurídica para as diferentes partes envolvidas;
• Registro de ações e eventos que ocorrem no contrato: Por meio do registro, os gestores e profissionais jurídicos terão conhecimento da fase atual dos contratos e o respectivo andamento.

Como otimizar o gerenciamento?

A otimização do gerenciamento de contratos em departamentos jurídicos e escritórios de advocacia fundamenta-se na revisão de processos e na implementação de ferramentas de controle. O objetivo desta prática é reduzir o tempo de tramitação dos documentos e garantir o cumprimento das obrigações estabelecidas entre as partes.

Canal fixo de comunicação

Primeiramente, é fundamental definir um canal fixo de comunicação para tratar de assuntos relacionados a contratos. Com isso, fica mais fácil atender às diferentes solicitações e manter um histórico completo de eventuais alterações, ajustes ou pedidos atendidos.

Definição de prazos

Existem diferentes tipos de contratos e a documentação necessária pode variar. Nesse contexto, há documentos que são mais complexos e outros que são mais fáceis de serem redigidos pela equipe jurídica. Para otimizar a gestão é importante a previsão de prazos para:

• Elaboração e revisão do contrato;
• Atendimento aos pedidos;
• Aprovação das partes;
• Início da execução contratual.

O estabelecimento de prazos contribui para otimizar a produtividade, proporciona eficiência para toda a equipe jurídica e facilita a gestão de contratos.

Armazenamento dos documentos

Trata-se de uma das etapas mais relevantes na gestão contratual. O armazenamento dos contratos contribui para o registro dos diferentes acordos, incluindo eventuais aditivos, documentações, entre outras questões relevantes.

Essa função ganha ainda mais importância em empresas de grande porte, pois elas lidam com um amplo volume de documentos. Nesse cenário, ao ter uma estratégia assertiva de onde armazenar os contratos, fica mais fácil encontrá-los e consultá-los quando for necessário.

Lembre-se de armazenar os contratos em um local seguro e com acesso limitado de usuários. Isso evita que os arquivos permaneçam no local e não sejam excluídos por pessoas não autorizadas.

Acompanhamento das etapas

O acompanhamento das diferentes etapas é fundamental para o gerenciamento de contratos. Isso vai desde os momentos anteriores à assinatura até o momento do cumprimento de obrigações relativas a cada contrato.

Essa prática ajuda os gestores jurídicos a terem controle em relação aos prazos, evitando atrasos. Vale muito a pena contar com planilhas de Excel ou aplicativos que criem lembretes e agendas, como o Google Agenda. Dessa maneira, fica mais fácil lembrar sobre os prazos e monitorar os contratos.

Escolher softwares de gestão especializados

Contar com sistemas de gestão especializados, como a XJus, é fundamental para utilizar o gerenciamento dos contratos. Por meio dessa ferramenta, os gestores vão ter conhecimento todo o volume de documentos presentes nos escritórios de advocacia e nos departamentos jurídicos.

Dessa maneira será possível cumprir os prazos, ter conhecimento do conteúdo material de diversos acordos, fornecer orientações precisas aos clientes, entre outras questões. 

Chegamos ao final desta jornada, e a mensagem principal é clara: a otimização da gestão de contratos deixa de ser uma opção e se torna um imperativo estratégico para qualquer empresa que busca produtividade. A maneira como a equipe administra e monitora cada acordo legal define a velocidade das operações e a segurança dos negócios. 

Quando você estabelece processos bem definidos, utiliza tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e mantém a documentação acessível, você não apenas economiza tempo, mas também fortalece a base de relacionamento com clientes e fornecedores.

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