Tudo Sobre Gestão de Escritórios de Advocacia: Do Jurídico ao Financeiro

O mercado jurídico está crescendo exponencialmente em competitividade e modernização. Isso faz com que advogados busquem constantemente ganhar autoridade no mercado e ampliar a carteira de clientes. Por isso, investem em especializações e conhecimentos jurídicos, mas nem todos são profissionalizados na arte de gerir um escritório. Conhecimentos sobre gestão de escritórios de advocacia são essenciais e podem ser um diferencial em seu escritório.

Você sabia que uma boa administração pode ajudar a aumentar seu tempo livre? Sabia que é possível, também, diminuir o tempo e esforço gastos com tarefas cotidianas no escritório, ajudar na comunicação da sua equipe e até auxiliar na captação de clientes? As faculdades de direito ainda não ensinam essas técnicas.

Sabendo disso, trouxemos para você um conteúdo com tudo sobre gestão de escritórios de advocacia, que vai ajudá-lo a superar muitos desafios cotidianos em seu escritório. Continue conosco até o final para entender a importância de um bom modelo de gerenciamento e como realizá-lo.

O que envolve a gestão de escritórios de advocacia?

Quando falamos em gestão, pensamos automaticamente em uma possível  forma de organizar internamente seu escritório em todos os aspectos. O que não é errado, mas uma boa organização vai além da organização interna.

Uma administração eficaz ajuda a preparar o escritório para fornecer boas experiências ao cliente, a otimizar e melhorar a elaboração dos contratos, controle de prazos e até mesmo na aplicação do marketing jurídico.

A gestão de um escritório de advocacia envolve um conjunto de processos e práticas que o levam a obter bons resultados, medi-los e definir, constantemente, onde melhorar e como. Vai muito além de apenas um gestor, é preciso uma equipe, uma parceria, estratégias e ajuda mútua de todos os colaboradores.  

Um escritório com um funcionamento administrativo completo e eficiente envolve um sistema de organização de tempo, controle financeiro, administração de pessoas e também uma boa gestão jurídica.

Gestão de tempo em um escritório de advocacia

O primeiro ponto a ser citado envolve o eterno inimigo do advogado: o tempo. Advogados comumente ouvem que faz sucesso quem trabalha até mais tarde e frases correlatas, mas a verdade é que com uma boa administração, o tempo deixa de ser um inimigo e passa ser um excelente amigo. A gestão do tempo é, assim, nada mais do que a boa organização das horas de trabalho, que permite aumentar a produtividade e diminuir o cansaço físico e mental. 

Sabemos que a rotina do advogado é composta por uma série de atividades repetitivas que podem ser reduzidas a partir de técnicas de gestão de tempo. Essas técnicas, se aplicadas corretamente, permitem que os advogados em um escritório aumentem a produtividade e diminuam a sobrecarga de trabalho. 

Na era do Direito 4.0, há muitas ferramentas e softwares para advogados e escritórios que podem auxiliar no controle de tempo. Entenda que gerir o tempo não pressupõe apenas o controle de prazos processuais, mas sim do tempo despendido no trabalho como um todo. É possível reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, bem como organizar a agenda de uma forma que elas sejam realizadas com maior eficiência e rapidez, sem comprometer a qualidade, ou até mesmo aumentando-a.

Com o aumento da produtividade e diminuição do cansaço físico e mental no trabalho, você e seu escritório ficarão mais preparados e dispostos a enfrentar os desafios do dia a dia. Ademais, o trabalho jurídico seja feito com mais qualidade, e a moral da equipe será inquestionavelmente elevada.

Gestão de pessoas do escritório de advocacia

Saber organizar bem o tempo de trabalho é um fator importante para toda a equipe de um escritório de advocacia, mas não é o único. Um escritório é, antes de mais nada, um conjunto de pessoas trabalhando de forma integrada e orgânica, alimentando todo o sistema produtivo e fornecendo resultados. A gestão de pessoas é fundamental para garantir uma equipe produtiva e empenhada, bem como a satisfação do cliente.

Um escritório com um bom modelo de comunicação interna e de divisão de tarefas certamente está na frente de concorrentes que falhem nessa parte. A boa notícia, caso seu escritório ainda não tenha um modelo de administração de pessoal consolidado, é que é possível começar a trabalhar nisso imediatamente. 

Primeiro, é fundamental que todos — advogados, sócios, gestores, estagiários e funcionários administrativos — trabalhem como um time, mas sem relevar as particularidades, forças e dificuldades individuais. Compartilhe com toda a equipe os valores e metas do escritório, para que todos lutem pela mesma coisa. Uma equipe motivada a trabalhar para uma mesma finalidade tende a produzir e trabalhar com mais afinco.

Invista em liderança — líderes são excelentes para motivar e estruturar uma boa equipe, porque sabem a importância de liderar, e não ser um chefe. Sabem valorizar as habilidades individuais de cada membro da equipe, bem como reconhecer barreiras e empecilhos que tornam uma pessoa inadequada para realizar determinada tarefa. 

Confie no seu funcionário, no seu estagiário, dê a chance à eles de mostrarem o seu trabalho e a sua vontade de trabalhar. Ofereça a oportunidade de evolução profissional com cursos, seminários, palestras e incentive cursos de especialização ou pós-graduação que façam sentido para a pessoa e para o escritório. Para escritórios em crescimento rápido, elaborar um estatuto ou documento correlato formalizando as obrigações e direitos de cada um também se torna necessário. 

Com uma equipe bem estruturada, a divisão de tarefas se torna um trabalho mais ágil e prático. Aqui, vale começar a buscar tecnologias disponíveis para facilitar a comunicação. Algumas opções são:

• Slack;
• Asana;
• Telegram;
• Whatsapp.

É aconselhável realizar testes, definir métricas e objetivos para cada um, ficar de olho em todas as inovações trazidas pelo mercado e principalmente encontrar o sistema ideal para sua equipe. Com toda a equipe atuando em conjunto e uma boa comunicação interna, ficará mais fácil realizar o controle jurídico e o controle financeiro do escritório.

Gestão financeira de escritórios de advocacia

Uma boa gestão financeira é a peça chave para o bom funcionamento de um escritório de advocacia. Quando falamos em finanças é comum pensarmos imediatamente em dinheiro, mas uma boa administração financeira vai muito além de “ter muito ou pouco dinheiro”. Envolve planejamento, controle, organização, e é fundamental para o sucesso a longo prazo de qualquer escritório de advocacia, seja ele grande ou pequeno.

Sabemos que administrar finanças não é nada fácil, e a rotina de trabalho na advocacia já demanda muita dedicação a estudos jurídicos, mas é possível facilitar o processo de gestão financeira. Antes, porém, de aplicar técnicas e utilizar ferramentas, é fundamental definir a política de cobrança de honorários de seu escritório, bem como organizar todas as entradas e saídas financeiras previsíveis. Custos básicos mensais e investimentos necessários, por exemplo, devem ser registrados para evitar surpresas negativas ao final do mês. 

Lembre-se que ao identificar e definir as despesas do escritório, é fundamental separá-las de despesas pessoais. Feito isso, você pode utilizar planilhas de controle de fluxo, terceirizar o serviço contratando um especialista, ou optar por utilizar softwares jurídicos para automação da gestão financeira, que permitem um controle de finanças relacionado aos lucros processuais e contratuais.

Uma boa organização e administração financeira garante que o escritório estará sempre adimplente com suas obrigações, sejam as contas do estabelecimento, tributos, os salários e também as comissões dos seus funcionários. 

Gestão jurídica do escritório de advocacia

Inicialmente, cabe ressaltar que muitos escritórios se referem ao termo gestão jurídica para abranger todas as técnicas de administração de empresas voltadas para escritórios de advocacia. Aqui, nos referimos a gestão jurídica em um sentido mais estrito: aquela aplicada no funcionamento interno do escritório, em relação aos serviços jurídicos.

Ela envolve, assim, organização de modo a garantir e melhorar a qualidade do serviço prestado, a estratégia adotada, o contato com o cliente, o controle de entrada e saída de processos, a distribuição de tarefas entre os associados e o alinhamento das expectativas à espera dos possíveis resultados. 

Todo esse processo depende de uma organização interna e de uma equipe qualificada. Se você começou a aplicar as técnicas já apresentadas no decorrer deste texto, já está avançado na jornada para um bom gerenciamento interno dos serviços jurídicos do seu escritório. 

A gestão jurídica se refere a uma administração eficaz e organizada de documentos, contratos e tudo que for de suma importância para o funcionamento interno do escritório e andamento dos processos.

Uma boa forma de fazê-la é compilando todos esses documentos em um único sistema, dividi-los de forma organizada e prática para auxiliar o advogado na elaboração de suas peças. Você pode, também, utilizar estratégias de compliance a fim de manter a clareza e transparência dentro do seu escritório.  

Com uma boa estruturação, seu escritório estará melhor preparado para uma longa trajetória de sucesso, com menos desgaste físico e emocional por parte dos profissionais. Não só isso, mas uma boa administração de tempo, pessoas e finanças permite que o escritório seja capaz de se adaptar a adversidades com maior facilidade.

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Confira também:

• O passo a passo para uma boa gestão financeira em seu escritório de advocacia