Gestão de escritórios de advocacia: o que é e como otimizá-la?
Você sabe como otimizar a gestão de escritórios de advocacia? Sem dúvida, essa pergunta é bastante relevante, pois a boa administração de um empreendimento é um dos principais segredos das empresas de sucesso e essa lógica também se aplica aos escritórios de advocacia.
Por meio de uma boa gestão, torna-se possível fazer um bom planejamento, definir as melhores estratégias para alcançar os objetivos organizacionais, alocar os recursos (financeiros, materiais, entre outros) de forma eficiente, liderar e motivar pessoas em prol do propósito da empresa e também fazer o controle efetivo dos resultados para verificar se as metas estão sendo alcançadas.
Pensando na importância desse tema, preparamos um guia completo visando orientá-lo a gestão do seu escritório. Neste conteúdo forneceremos dicas que vão ajudar a otimizar a administração do seu estabelecimento e também vamos destacar as principais áreas que merecem atenção no gerenciamento do seu negócio. Continue conosco.
Como otimizar a gestão de escritórios de advocacia?
Trata-se de uma das dúvidas mais relevantes, pois ao otimizar a administração do seu escritório, a sua empresa será mais eficiente nos processos e também vai ser mais competitiva no mercado.
A boa notícia é que existem diversas estratégias que podem ser adotadas para otimizar a administração do seu negócio. Entre elas estão evitar perder tempo com as atividades repetitivas, cuidar do relacionamento com o cliente, organizar as finanças, saber o que acontece no escritório e oferecer boa qualidade nos serviços. Destacaremos sobre essas questões logo na sequência do guia.
Evitar perder tempo com atividades repetitivas
Sabemos que as tarefas burocráticas fazem parte da vida cotidiana do advogado. Entre alguns exemplos estão as atualizações nos sites e diferentes tribunais, produzir relatórios etc.
No entanto, é uma boa ideia buscar formas de reduzir o tempo na execução de atividades burocráticas. Isso porque, essas tarefas costumam tomar muito tempo e algumas dessas atividades têm grandes probabilidades de acontecer em erros humanos, o que poderia gerar o retrabalho e prejudicar ainda mais a produtividade.
A melhor solução para que você possa perder menos tempo com atividades repetitivas e burocráticas é contando com soluções tecnológicas. Isso porque, elas ajudam a automatizar diversas tarefas. Desse modo, torna-se possível reduzir a ocorrência de erros e otimizar a produtividade do escritório.
Agora, você deve estar se perguntando: quais são as tarefas que podem ser automatizadas? São diversas. Entre elas estão a elaboração de peças jurídicas, busca e atualização de processos, controle de prazos etc. Todas essas atividades podem ser feitas por meio de um software jurídico.
Cuidar do relacionamento com o cliente
O relacionamento com o cliente é uma das principais questões que merecem atenção na gestão de escritórios de advocacia. O seu escritório precisará de conquistar clientes para que seja possível manter as atividades e também expandir o negócio.
Nesse contexto, é muito importante prestar um bom atendimento, esclarecer as eventuais dúvidas que as pessoas possam ter e prestar um bom suporte jurídico. Ambas as questões, somadas, vão ajudar a reforçar o vínculo humano e também a transmitir uma imagem positiva em relação ao seu escritório.
Com isso, aumentam-se as chances de as pessoas indicarem o seu escritório aos amigos, o que contribuirá para aumentar a base de clientes.
Organizar as finanças
A organização financeira é uma questão fundamental, pois se trata de um departamento essencial para continuidade do seu escritório. As empresas precisam ser lucrativas para poderem continuar as atividades e essa lógica não difere em relação aos escritórios de advocacia.
Nesse momento, é fundamental conhecer as fontes de receita e despesas do seu empreendimento. Por meio dessas questões torna-se possível conhecer a realidade financeira do seu escritório de advocacia.
O conhecimento dos custos fixos é também muito importante. Ao conhecer as despesas detalhadamente, você saberá o quanto cobrar por cada serviço e a margem de lucro em cada negociação.
Saber o que acontece no escritório
Saber o que acontece no escritório e entender as necessidades de diferentes segmentos são questões fundamentais para otimizar o gerenciamento dos escritórios de advocacia.
Ao compreender a situação de diversos setores do escritório e ter uma visão global da sua empresa, torna-se possível entender as necessidades da sua empresa com tudo e tomar decisões assertivas e seguras.
Oferecer boa qualidade nos serviços
Prestar bons serviços também é fundamental para o crescimento do seu negócio como um todo. Isso porque, ao prezar pela qualidade torna-se possível otimizar a experiência do cliente. Desse modo, mais pessoas tendem a ter uma imagem positiva do escritório de advocacia e poderão indicá-lo aos amigos.
Nesse contexto, é fundamental padronizar o atendimento e definir o fluxo de trabalho cotidiano para melhorar o atendimento e também fornecer bons serviços para as pessoas.
Quais são as áreas que merecem atenção especial na gestão de escritórios de advocacia?
Para fazer um bom gerenciamento de escritório de advocacia é necessário estar atento a diversos setores. Como a administração é uma tarefa abrangente e envolve conhecimento de diferentes áreas da empresa, podemos dizer que se trata de um grande desafio.
Por esse motivo, na sequência do guia vamos destacar as principais áreas da sua empresa que merecem atenção para melhorar o gerenciamento do seu negócio e, assim, assegurar um crescimento sustentável.
Gestão financeira
A gestão das finanças é uma das questões mais importantes para assegurar o crescimento do escritório de advocacia. Ao se atentar a esse setor, torna-se possível conhecer as fontes de receitas e despesas, precificar os serviços de maneira adequada e assegurar uma boa margem de lucro.
Por meio de uma boa gestão financeira, você conseguirá fazer boas análises, pensar em ótimas estratégias e tomar decisões assertivas no que diz respeito ao gerenciamento dos recursos econômicos do escritório de advocacia. Além disso, o seu negócio vai identificar as melhores oportunidades de investimento.
Para assegurar uma boa gestão financeira é muito importante separar as despesas pessoais das empresariais, conhecer todas as fontes de receitas e despesas do escritório e ter o controle do capital de giro.
Nesse momento é comum surgir a seguinte dúvida: de que forma o capital de giro ajuda a melhorar a gestão financeira? As empresas que mantêm essa métrica das finanças conseguem pagar as contas em dia (evita a incidência de juros e multas devido a atrasos nos pagamentos), aumenta a capacidade de fazer novos investimentos e melhora o poder de negociação com os fornecedores.
Gestão de pessoas
O gerenciamento de pessoas faz referência às práticas desenvolvidas com o objetivo de valorizar o capital humano da empresa. Esse aspecto é fundamental, pois as pessoas são o principal ativo do seu negócio. Serão elas que vão ajudar o seu negócio a conquistar mais clientes e ganhar espaço no mercado.
Os escritórios que se atentam em relação a esse conceito conseguem liderar e engajar os funcionários. Com isso, eles vão estar motivados a se empenharem ao máximo em prol do crescimento da sua empresa.
Outra questão fundamental nesse contexto é o estabelecimento de uma comunicação eficiente. Por meio dessa prática, os funcionários entenderão o seu papel na empresa e as funções a serem desempenhadas. Desse modo, eles saberão como trabalhar da melhor maneira para contribuir para o crescimento do seu escritório de advocacia.
Gestão de documentos
Sabemos que os escritórios de advocacia precisam lidar com grande volume de documentos no cotidiano. Entre eles estão os processos judiciais, relatórios financeiros do escritório de advocacia, notas fiscais etc.
Vale destacar que muitos desses documentos precisam ser armazenados de maneira obrigatória, como as notas fiscais. Elas devem ser guardadas por, pelo menos, cinco anos.
Nesse contexto, a gestão de documentos é fundamental. Por meio desta prática, a sua empresa vai definir a melhor forma de armazenar as documentações e o arquivamento pode ser digital ou fisicamente.
Além das documentações obrigatórias, muitos escritórios optam por guardar os arquivos para ser utilizado em outro projeto da empresa, compartilhar para outras pessoas interessadas no escritório, entre outras razões.
A boa notícia é que existem ferramentas gratuitas que vão ser capazes de ajudar nessa tarefa. Entre elas estão o Google Drive, o Dropbox e a XJUS. Ambas as ferramentas são em nuvem e salvam os documentos de forma automática. Os backups também são automáticos e não há o risco de perder os arquivos.
Tratam-se, portanto, de ferramentas seguras para fazer o armazenamento dos documentos. As ferramentas citada salvam os arquivos de forma automática.
No caso da plataforma XJUS, além de ser muito fácil e rápida a indexação dos documentos, eles ficaram vinculados às tarefas, aos processos, às pastas consultivas, aos andamentos processuais; gerando muita agilidade na localização e visualização. Desse modo, você terá a segurança de contar com esses arquivos e de consultá-los sempre quando for necessário.
Gestão da informação
O gerenciamento da informação é uma das questões mais importantes para assegurar uma boa gestão de escritórios de advocacia. A gestão dos dados é um procedimento abrangente e envolve a identificação das fontes, a captura das informações, a classificação e processamento dos dados.
Depois dessas questões mencionadas, os dados se transformam em informações que podem gerar insights valiosos para os negócios. Por meio dessas novas ideias, os escritórios poderão desenvolver estratégias e planos de ação inovadores para garantir o crescimento do escritório no mercado.
Diante disso, é fundamental fazer uma análise criteriosa das informações, se atentar em relação aos novos conhecimentos gerados e aplicar as novas ideias no seu escritório. Todas as questões, somadas, contribuirão para otimizar a gestão das informações na sua empresa.
Investimentos em marketing
As práticas de marketing de conteúdo são uma excelente ideia para otimizar a gestão de escritório de advocacia. Por meio dessa tática, torna-se possível atrair mais clientes e gerar uma imagem positiva por parte das pessoas.
Nesse contexto, vale muito a pena investir em posts no seu blog ou site. Aproveite essas páginas para produzir conteúdos que realmente gerem valor para os seus clientes e ajudem a solucionar as dúvidas das pessoas. Essa mesma prática pode ser feita nas redes sociais.
Vale destacar ainda que você pode utilizar as páginas, por exemplo, do Facebook, do LinkedIn do seu escritório para fornecer suporte ao cliente e esclarecer as dúvidas dele.
Como é possível perceber, a gestão de escritórios de advocacia é uma questão muito importante para assegurar o sucesso das empresas do setor. Isso porque, por meio dessa prática torna-se possível conhecer as necessidades da empresa, ter uma visão global do negócio e implementar as melhores estratégias para alcançar os objetivos.
Considerando os conceitos mencionados e o conteúdo abordado neste guia, vale muito a pena dedicar-se a esse tema e buscar formas de aperfeiçoar a gestão do seu escritório no dia-a-dia e, consequentemente, tornar a sua empresa mais eficiente e competitiva no mercado.
Você está com alguma dúvida sobre como otimizar a gestão de escritórios de advocacia? Deixe o seu comentário no post. Será um grande prazer ajudá-lo a esclarecer os seus questionamentos em relação a esse relevante tema.
