15 dicas práticas para escolher o melhor software jurídico para seu escritório de advocacia

Encontrar um bom software jurídico pode parecer tarefa árdua; encontrar o melhor software jurídico, então, envolve análises mais profundas. Afinal, o programa deve atender às mais diversas funcionalidades exigidas para facilitar a gestão do escritório de advocacia, bem como para diminuir o tempo gasto por sua equipe em tarefas administrativas.

Se você chegou até aqui, está em busca de algo que atenda a todas as demandas de seu escritório, certo?

É com isso que queremos lhe ajudar. Não vamos, aqui, dizer qual software você deve escolher. Acreditamos que a escolha deve partir de uma decisão unicamente sua, afinal, ninguém conhece seu negócio e suas necessidades melhor do que você, certo? Vamos ajudar, então, com dicas de como realizar essa escolha e evitar arrependimentos futuros. 

Achou interessante? Continue com a gente e confira as dicas então:

1. Defina seus objetivos

Softwares jurídicos diferentes possuem pontos fortes e fracos. Para saber quais funcionalidades são essenciais para seu escritório e quais podem ser consideradas um bônus, defina o que você está buscando com a contratação do serviço. 

Você quer melhorar a gestão financeira do seu escritório? A gestão pessoal? Ou está em busca de algo que diminua o tempo gasto no acompanhamento processual e melhore a comunicação interna da equipe? Conhecer a fundo as metas do seu escritório de advocacia ou departamento jurídico permitirá encontrar um software capaz de solucionar todas suas dificuldades diárias e organizacionais.

Uma dica: ajudar na gestão financeira é algo essencial, ok? Mas falamos melhor sobre isso na dica 7, continue até lá.

2. Defina seu orçamento

Você já saiu para comprar um carro, ou planejou uma viagem, e se decepcionou quando viu que o veículo dos sonhos ou a viagem dos sonhos custava mais do que você tinha para investir no momento? Evite esse tipo de frustração — e economize seu próprio tempo — delimitando um orçamento inicial disponível para investir em um software jurídico. 

Sabendo quanto você tem para investir, você será capaz até de acompanhar, após a contratação, o lucro que o investimento produziu, algo importantíssimo para a gestão financeira de seu escritório.

Se o retorno for maior que o esperado, nada impede que você contrate mais funcionalidades no futuro, mas comece sabendo seus limites: de nada adianta investir rios de dinheiro se seu escritório ainda não tem renda e demanda suficiente para cobrir o investimento no final do mês, certo?

Dica extra:

Estabeleça a forma de pagamento: saiba, desde o início, por quanto tempo seu escritório investirá no programa para acompanhar resultados antes de optar pela mudança de software jurídico.

Faça uma projeção financeira de gastos e valores a receber para ter certeza de que vocês serão capazes de arcar com os custos no tempo pré-definido, evitando dores de cabeça futuras.

Sabendo suas metas e seu orçamento, passamos para a parte que mais interessa: escolher, de fato, o software.

3. Escolha um sistema prático e de fácil acessibilidade

Não pense que um software jurídico deve ser algo complexo e trabalhoso. Pelo contrário, o software jurídico ideal é de fácil utilização e requer um processo de aprendizado curto e rápido: afinal, o objetivo é economizar seu tempo com tarefas não-jurídicas, certo? 

A verdade é que pouco a pouco os membros do escritório devem desenvolver uma relação similar à de amizade com o programa escolhido. O software fornecerá ajuda e informações importantíssimas, facilitará sua profissão e até apontará erros e falhas em algumas áreas, mas sempre sem criticar: quer amizade melhor? 

Sendo assim, procure um sistema que seja de fácil utilização: isso não significa que ele precisa ser algo óbvio de início, mas uma interface intuitiva é essencial, e melhor ainda se contar com um suporte disponível para auxílio de sua equipe e solução de dúvidas.

4. Escolha um software seguro

Com a rápida transformação digital trazida pela Advocacia 4.0, pelo avanço da tecnologia e, mais recentemente, pelo isolamento social causado pelo Covid-19, programas e soluções digitais nasceram em um verdadeiro boom na internet. O problema, e o perigo, está no fato de que nem todos oferecem a segurança necessária para seus dados e informações. 

Com a entrada em vigor da LGPD em breve e com o aumento no fluxo de dados e informações compartilhados virtualmente, é imperioso que o seu software jurídico conte com políticas de segurança e proteção de dados sólidas, protegendo-o de futuros problemas. 

Alguns pontos a avaliar antes de escolher o melhor software jurídico para seu escritório de advocacia são:

• Ele possui avaliações positivas? Sites como Reclame Aqui, a página do software no facebook e instagram e o próprio Google podem fornecer respostas ricas no sentido. 
• Quais as principais reclamações dos usuários? Todo e qualquer serviço sempre possui sua margem de reclamações e avaliações negativas — ninguém é capaz de agradar a todos. Avalie, então, quais as reclamações, se são recorrentes, ou se simplesmente não fazem sentido para o que você busca e espera. 
• O contrato de licença, termo de uso ou documento correlato do software conta com cláusulas de proteção dos dados do usuário?

Você também pode entrar em contato com clientes, seguidores ou mesmo com a própria empresa responsável pelo software para tirar dúvidas sobre a segurança dos dados e informações. 

5. O melhor software jurídico possui um bom suporte técnico

Você já precisou de suporte ou ajuda de um fornecedor ou empresa e recebeu respostas curtas, negativas ou insuficientes? Se sim, sabe o quanto essa prática é desmotivadora. Um bom software jurídico vai além das funcionalidades tecnológicas: ele possui um bom sistema de suporte técnico, pessoas disponíveis para se comunicar e ajudar os próprios clientes. 

Na era da tecnologia, uma empresa que se lembra de que está lidando com humanos e que educação e uma boa comunicação são essenciais são diferenciadas no mercado.

6. Escolha um sistema multi-navegacional

Ao escolher seu sistema e aplicá-lo em seu escritório, o ideal é que seus sócios e funcionários possam ter acesso a partir de diversas plataformas, seja através de celular, tablets, notebooks ou computadores Iphones, Smartfones, Ipads, Tablets, notbooks, computadores.

Isso facilita as oportunidades de comunicação interna e reduz os riscos de impossibilidade de acesso caso algum equipamento falhe ou sofra problemas técnicos.

7. Opte por um programa que tenha funções de gestão financeira

Faça um exercício rápido antes de continuar a leitura: Pegue um papel e caneta, e anote os objetivos e problemas que você identificou e que levaram à busca por um programa para seu escritório de advocacia — aplique, portanto, a primeira dica na prática. 

Agora confira suas anotações: você colocou gestão financeira como uma funcionalidade essencial? Como um objetivo que seu escritório tem? Se sim, você está no caminho certo para uma gestão jurídica de sucesso. Caso você não tenha colocado e não entenda por que a gestão financeira é tão importante, passe à dica 2 e tente aplicá-la de forma prática. Novamente, com o papel e caneta, projete o orçamento que você tem disponível.

Se você conseguiu fazer essa projeção sem ter que correr atrás de documentos e dados espalhados em diferentes fontes de informação, você está fazendo algo certo na gestão financeira de seu escritório. Se não conseguiu, saiba que seu trabalho poderia ser muito mais rápido, e muito mais lucrativo.

Um software jurídico que consiga otimizar a gestão financeira do seu escritório é uma excelente ferramenta para diminuir gastos e trazer lucro. 

Dica Extra: confira esse conteúdo com o passo a passo para uma boa gestão financeira de seu escritório de advocacia.

8. Entenda como é feito o controle de prazos e tarefas 

Um bom programa para escritórios de advocacia possui uma excelente organização de prazos, banco de teses, gestão de peças processuais e de documentos de alta performance.

O ideal é que ofereça, ainda, uma agenda gerenciável individualmente e por equipe. uma agenda moderna com gerenciamento individual e por equipe, e que seja capaz de otimizar e reunir, em um só lugar, atividades rotineiras da advocacia, exigindo menos tempo do advogado, como leitura de publicações e acompanhamento processual.

9. Analise como será a organização e ganho de produtividade

Busque um sistema dinâmico e dotado de técnicas de produtividade para aplicá-los na rotina do advogado. Um bom software apresentará em um só lugar uma visão geral das suas atividades diárias, o tempo gasto em cada uma e até mesmo insights do que fazer para aumentar a produtividade da equipe no mesmo espaço de tempo.

Assim, você poderá organizar melhor seu controle interno e principalmente a prestação de contas para os clientes

10. Avalie a relação do software com o cliente

Seu foco principal é, antes de tudo, o cliente. Procure encontrar um sistema que permita uma melhor relação entre seu escritório e seu cliente, seja através de um fornecimento de dados em tempo real, ou através da confecção rápida de relatórios facilmente analisáveis. 

Um software jurídico deve ser bom não só com o controle de tarefas administrativas: ele deve agregar valor ao seu escritório como um todo — e ninguém gera mais autoridade e valor para um escritório de advocacia do que um cliente satisfeito.

11. Garanta que seu escritório esteja envolvido na escolha 

Após adquirir o sistema, todo o seu escritório será invariavelmente envolvido na utilização, então por que não envolver os membros na escolha? Apresente os softwares pesquisados por você, os prós e contras verificados, e deixe que os membros de seu escritório de advocacia — sejam eles sócios, associados ou estagiários — apresentem as próprias opiniões. O fator decisivo pode estar nos conhecimentos ou ponderações de alguém próximo a você. 

12. Escolha um software que ofereça um excelente suporte antes, durante e depois da instalação

É comum ver advogados e escritórios de advocacia lutando com a migração do físico para o digital ao contratar um software jurídico. Muitas vezes esse processo não é facilitado pelo contratado, que somente oferece o produto e não dispõe de tempo para auxiliar o escritório contratante. 

Evite esse tipo de problema escolhendo um software que disponha de pessoas dispostas a auxiliar seu escritório e mesmo oferecer treinamentos para a melhor utilização do serviço, permitindo que todos os seus funcionários consigam se ajustar às novas tecnologias e sistemáticas implementadas.

13. Opte por um software jurídico em constante inovação e desenvolvimento

Não há como negar que a tendência é o desenvolvimento acelerado da advocacia, especialmente no que tange ao mundo digital. Não faz sentido, assim, optar por um software que não demonstre a habilidade de adaptação às mudanças e evoluções constantes da era 4.0.

Escolha um software preparado para o futuro, garantindo, assim, uma relação duradoura entre vocês. 

Dica bônus: O melhor software jurídico é aquele que atende a todas as suas necessidades e objetivos 

Agora você já sabe como fazer a escolha, mas não fique só na teoria: pegue um papel, abra um editor de textos, ou o que preferir, e aplique as dicas de forma prática. 

Mas antes de partir, veja se você se identifica com o seguinte: seus objetivos e necessidades envolvem muito mais do que uma melhor gestão de prazos e processos — o que você quer é um sistema completo, algo que se aproxime de um escritório de bolso? Temos uma boa notícia: esse software existe. 

Caso suas necessidades sejam por algo capaz de acompanhar e auxiliar no crescimento exponencial de seu escritório, através de um sistema completo que correlaciona produtividade, atendimento ao cliente, trabalho em equipe, organização e gestão financeira e além de inúmeras outras funcionalidades, por que não dá uma olhadinha no que a XJus tem a oferecer? Confira o vídeo curtinho:

Quer saber mais sobre nosso software? Entre em contato com a XJUS e conheça tudo que um sistema completo pode oferecer: direito, tecnologia e inovação!