Automação de Documentos Jurídicos: conceito, benefícios e como implementar em seu escritório de advocacia.

Em um mercado altamente competitivo e tecnológico, é preciso saber inovar, mas também é preciso saber que inovação deve ocorrer para simplificar processos, e não complicá-los. Nesse cenário, advogados, departamentos jurídicos e escritórios de advocacia devem apostar na automação de documentos jurídicos como uma resposta à necessidade de agregar velocidade e agilidade a um trabalho de qualidade.

Imagine que um cliente novo chega a seu escritório e contrata seus serviços para uma ação complexa, que demandará muito tempo de estudo e análise de toda a sua equipe. As outras ações e processos não vão parar para lhe ajudar, mas você pode adotar medidas para que elas consumam menos de seu tempo, principalmente quando se tratar de necessidade de manifestações e movimentações mais comuns. É possível, então, atender esse cliente sem precisar gastar mais tempo trabalhando, e é nisso que a automação de documentos ajuda.

Explicamos já que a automação vai além de contratar soluções tecnológicas: consiste em adotar uma solução que agregará à cultura do seu escritório, auxiliará na produtividade e eficiência na prestação de serviços e consequentemente na qualidade de vida. Mas é preciso disposição para adotar conceitos de estratégia e inteligência jurídica dentro do escritório.

Neste texto, vamos explicar como a automação pode trazer benefícios, liberando o seu tempo para o que realmente importa.

O que é a automação jurídica

A automação de documentos jurídicos tem crescido e se tornado uma tendência na advocacia. Assim como a utilização de inteligência artificial e bons softwares jurídicos, a automação busca otimizar a prática advocatícia a partir da necessidade dos advogados por soluções que permitam gastar menos tempo em tarefas robotizadas e mais tempo advogando de fato.

As tarefas burocráticas e o grande fluxo de informação na rotina do advogado podem gerar desorganização nas atividades diárias e atrasar a execução das tarefas. Nesse sentido, a tecnologia torna a rotina do advogado menos cansativa e mais eficiente. 

Isso porque ela auxilia na criação de documentos com padrões previamente definidos pelos próprios advogados e evita que a redação de informações já armazenadas seja repetida a todo momento em que se gera um novo documento jurídico. Com efeito, ganha-se em velocidade, segurança e qualidade na redação jurídica.

Vantagens da automação de documentos jurídicos para os escritórios de advocacia

Agora que você já entendeu melhor o que queremos dizer com automação jurídica, é hora de conferir as vantagens e compreender melhor por que é interessante considerar a adoção de uma ferramenta que permita automatizar os documentos em seu escritório.

Simplificação de tarefas

Se você pudesse apertar um botão e fazer com que o esqueleto completo de um documento aparecesse pronto em sua tela, você o faria? Se tivesse um recurso mais ágil e que requer menos cliques do que a prática de copiar e colar de um arquivo antigo em um novo, você o adotaria? É isso o que um bom recurso de automação de documentos permite, que você simplifique tarefas que já deveriam ser simples. 

Ganho de tempo e produtividade

Quantas vezes você já precisou abrir mão de seu valioso tempo para fazer petições padrão, procurações, declarações de hipossuficiência ou outros documentos que já são padronizados? 

A automação permite que você não gaste seu tempo com esse tipo de atividade, porque ela é feita de forma instantânea, ou semi-instantânea. Dessa forma, ao invés de precisar focar em fazer mais em menos tempo, você pode se concentrar em fazer com mais qualidade em menos tempo, porque é possível.

A lógica computacional da tecnologia de automação de documentos está ancorada na seguinte premissa: se os dados já estão indexados no sistema, os algoritmos conseguem utilizá-los para produzir informações (documentos jurídicos) em velocidade e segurança incríveis.

Melhora na qualidade dos serviços jurídicos 

A automação de documentos permite que o advogado realize mais tarefas não inerentes à advocacia em menos tempo. Com isso, sua energia e horário de trabalho pode se voltar para os serviços jurídicos, de forma que, naturalmente, serão feitos com mais tempo e qualidade. Isso garante um espaço maior para análises de estratégias, conceitos jurídicos e estudos de casos processuais para alcançar os seus objetivos em cada caso e processo. 

Segurança no tratamento e manuseio de dados

Utilizar uma ferramenta apropriada para automação jurídica garante que seus dados e os de seus clientes serão tratados com maior segurança, diminuindo riscos de vazamentos ou má utilização por invasores. Isso é algo essencial, especialmente com a entrada em vigor da LGPD em agosto de 2021. {Deixamos uma ressalva sobre o início da vigência em função das diversas alterações que essa nova legislação está sofrendo – vide MP 959}.

Em relação aos escritórios e departamentos jurídicos, a permissão de acesso aos documentos por níveis de segurança predeterminados geram conformidade com a regras de compliance e a normas de proteção de dados e privacidade.

Armazenamento perene de documentos

Ao contrário do que acontece com documentos físicos, que podem deteriorar simplesmente sob os efeitos do tempo, ou por descuidos acidentais, documentos guardados em meios tecnológicos permanecem com menor risco de dano, especialmente se o armazenamento utilizar recursos de nuvem. É o que é feito por boas ferramentas de automação jurídica.

Acompanhamento do desempenho e progresso em tempo real 

Além de conseguir concluir tarefas burocráticas de forma mais rápida, você também consegue acompanhar o progresso e monitorar o desempenho do seu escritório em tempo real, facilitando a comunicação da equipe e o acompanhamento de produtividade nos serviços.

É possível automatizar uma variedade ampla de documentos 

A automação de documentos serve para os mais diversos tipos, como por exemplo:

• Procuração;
• declaração de hipossuficiência;
• contratos de honorários;
• contratos diversos;
• petições mais recorrentes (como as de juntada de substabelecimento, pedido de BACENJUD, liberação de alvará etc).

Nesses casos, alguns campos específicos podem ser substituídos automaticamente no documento. Caso algum detalhe esteja aberto ou incompleto, por exemplo, a automação deixará em aberto e evitará erros futuros. 

Como é feita a automação de documentos jurídicos?

O emprego de uma ferramenta inovadora como a automação de documentos jurídicos deve começar pela análise dos processos. Nesse sentido, todos os processos e fluxos do escritório ou departamento devem ser avaliados e, se for o caso, reformulados.

Dessa forma, não basta apenas adotar uma ferramenta tecnológica e acreditar que os fluxos de produtividade e eficiência serão melhorados automaticamente.

Você pode adotar algumas planilhas ou sites gratuitos como forma de aplicar a automação de documentos jurídicos. No entanto, recomendamos que considere a utilização de um Software Jurídico, porque você gastará menos tempo e produzirá mais com o emprego de um sistema eficiente. Além disso, ele possibilita maior integração entre os advogados do escritório ou departamento jurídico, contribuindo com o trabalho em equipe e criando um ambiente harmônico.

Da mesma forma, um bom software permite, além da sistematização e gestão eficaz dos documentos, o controle financeiro do escritório, permitindo realizar toda uma análise das despesas, receitas, contratação de terceirizados, custas de processos, reembolsos, entre outros, fazendo com que o advogado consiga averiguar, por exemplo, quais contratos são vantajosos financeiramente e quais não são.

A automação de documentos jurídicos deixou de ser apenas uma opção e se tornou uma necessidade de mercado. Escritórios que já adotam essa metodologia saíram na frente no quesito de inovação e otimização dos serviços. É necessário aliar níveis de segurança, agilidade na confecção e armazenamento, bem como padronizar conteúdos e visual.

A XJUS é um software jurídico que oferece esse alinhamento. Defendemos que a automação de documentos deve ser algo simples, que facilite a vida do advogado e acelere a realização de serviços mais burocráticos e administrativos, deixando tempo para o jurídico. Oferecemos uma plataforma jurídica colaborativa e de alta performance para que você tenha em suas mãos todo o conhecimento dos processos, pastas consultivas e documentos, com dados claros e rápidos sobre o que realmente importa. 

Seu escritório de advocacia já adota algum recurso para automação de documentos? Confira aqui tudo o que a XJus tem a oferecer e, caso se interesse, entre em contato com nossos consultores e saiba como implantar em seu escritório.