Gestão do Tempo e Produtividade: 11 Dicas para seu Escritório de Advocacia

Uma boa gestão de tempo permite reduzir o esforço gasto em tarefas não-jurídicas, aumentando inclusive a qualidade do trabalho na advocacia. Com boas técnicas de gestão do tempo e produtividade, você consegue ser mais produtivo em menos tempo. É um dos pilares de um excelente modelo de gestão de escritórios de advocacia.

Você já teve a sensação de que trabalhou muito, o dia inteiro, mas não rendeu tanto quando deveria? Ou, ainda, foi dormir sentindo insatisfação em relação ao que não conseguiu fazer naquele dia?

Sabemos que não está fácil lidar com os desafios do isolamento causado pela pandemia do COVID-19. Se antes a rotina do advogado já era complexa e corrida, atualmente ela envolve uma gama de fatores nunca antes considerados e que complicam ainda mais na batalha pelo equilíbrio entre a qualidade de vida e produtividade no trabalho.

Pensando nisso, preparamos este artigo para te ajudar a se manter produtivo e a melhorar o uso do seu próprio tempo, seja em casa ou no trabalho.

Achou interessante? Confira, então nossas 11 dicas abaixo.

Faça o download deste post inserindo seu e-mail abaixo

Não se preocupe, não fazemos spam.
Powered by Rock Convert

O que é gestão do tempo e produtividade?

Não sabe ao certo o que queremos dizer com gestão de tempo e produtividade? Explicaremos brevemente. Se você já sabe, ou se quer uma explicação mais aprofundada, temos um guia completo sobre os modelos de gestão de escritório de advocacia.

Uma boa gestão de tempo permite reduzir o esforço gasto em tarefas não-jurídicas, aumentando inclusive a qualidade do trabalho na advocacia. Com boas técnicas, você consegue ser mais produtivo em menos tempo. Isso permite que você saia mais cedo do escritório e tenha mais tempo para a família, amigos e até mesmo para estudar.

Com esse esclarecimento, vamos ao que interessa: as 11 dicas que o trouxeram até aqui.

Imagem de um profissional escrevendo em um caderno, na frente de um computador, com um celular na mão, demonstrando produtividade.

1. Prepare bem seu ambiente de trabalho

Você já gastou tempo procurando por uma caneta, um livro ou um documento importante na sua mesa, nas gavetas ou no armário durante um trabalho? Se sua resposta foi positiva, comece a analisar o quanto essas pausas podem afetar negativamente sua produtividade, mesmo que sejam curtas.

Pausas repentinas e breves (que não sejam para descanso) comprometem seu foco e concentração. Exigem que seu cérebro interrompa um raciocínio, inicie outro, para depois retornar ao primeiro, mas sem todo o processo cognitivo feito anteriormente à pausa. Percebe como isso pode ser contraprodutivo?

Por isso é importante manter um local de trabalho organizado e limpo. Remova itens, papéis  e objetos que não se relacionam ao serviço sendo feito — mas objetos decorativos podem ficar.  

Para conseguir otimizar essa organização, você deve planejar antecipadamente o seu dia, assim sempre saberá o que precisa eliminar e o que precisa colocar em sua mesa de trabalho. 

2. Faça um planejamento semanal

Ao começar a semana, faça uma análise das pendências pessoais e profissionais. Analise também o que você conquistou na semana anterior, o que precisava ter feito e não conseguiu, e o que queria ter feito se tivesse tempo.

Além disso, estabeleça metas alcançáveis diariamente. Após a primeira semana, avalie quais objetivos você concluiu e quais ficaram pendentes, e tente entender o que aconteceu. Você exigiu demais de si? Ou o problema foi na produtividade?

Desafio: pare, agora, e já faça um planejamento para sua próxima semana. Ao final dela, verifique se deu tudo certo, se poderia ter acrescentado mais planos ou se você não cumpriu tudo. Depois, volte a esse texto e readapte o planejamento conforme as próximas dicas.

3. Elimine as distrações

A distração é uma vilã na história da produtividade. Mas o que são distrações?

Qualquer coisa não essencial ao serviço que você esteja fazendo no momento: conferir e-mails, redes sociais, o celular e outros eletrônicos, ou mesmo coisas mais simples como parar para comer um snack que estivesse em seu alcance.

Se você seguiu o passo 1, provavelmente possui menos itens na sua área de trabalho que poderão distraí-lo. No entanto, você dificilmente retirou seu celular de perto, ou fechou a janela do e-mail, certo? Pois evite ambas as opções.

Delimite horários para conferir seus e-mails e seu celular, e siga esses horários. Pode ser duas, três ou até quatro vezes por dia, como preferir, mas garanta que isso seja feito em um tempo próprio, e não em meio a outras atividades.

Se você perceber que simplesmente não consegue evitar e precisa conferir seu celular, e-mail ou redes sociais, ou que não consegue manter o foco em apenas uma atividade, considere meios mais desafiadores e estimulantes, como alguns aplicativos que ajudam na produtividade. Listamos brevemente quatro que podem interessar:

  • Forest
  • FocusList
  • Streaks
  • Habitica

Feito o planejamento semanal e eliminando distrações de sua rotina, é hora de se habituar a seguir uma agenda.

4. Adote uma agenda

profissional escrevendo em uma agenda, em uma prática de gerenciamento de tempo

Ter uma agenda é um pouco diferente de fazer o planejamento semanal. Antes, você colocou no papel tudo o que tem que fazer em uma semana. Na agenda, seus compromissos serão especificados de acordo com o dia a dia.

Você pode optar por uma agenda tradicional, como a do seu próprio escritório, ou por uma agenda eletrônica, que tem como vantagem a facilidade de acesso em qualquer lugar, bastando um celular, computador ou tablet e conexão com a internet.

Algumas opções são:

5. Anote suas ideias e suas pendências

Encher a cabeça de ideias e pendências sobrecarrega a memória, cansa o cérebro e consome muita energia. Além disso, você pode acabar se distraindo e querendo resolver tudo o que vier em mente.

Para evitar que isso aconteça e comprometa sua produtividade, crie o hábito de anotar toda ideia e pendência novas. Na verdade, adotando o passo 4, as chances de você se lembrar de pendências ainda não registradas é pequena, e com o hábito de anotar ideias, sua mente ficará livre de preocupações e poderá focar no trabalho.

Você pode optar por um caderninho para anotações ou algumas ferramentas tecnológicas, como Evernote, Google Docs. Mas evite usar o Whatsapp: as chances de você permanecer nele para responder alguma mensagem são grandes, o que contraria os pontos anteriores.

6. Priorize seus objetivos

Ao checar as atividades diárias em sua agenda, priorize as tarefas conforme o planejamento realizado, considerando prazo de entrega, alinhamento com a estratégia e o grau de dificuldade. Além disso, saiba diferenciar o que é urgente e o que é importante, para não classificar uma demanda erroneamente e viver apagando fósforos achando que são incêndios.

Faça uma tabela das suas atividades, veja quais são possíveis de serem executadas e importantes: priorize-as.

Um método excelente para aplicar para definir o nível de importância e necessidade de cada tarefa é o Método GTD.

7. Evite o perfeccionismo

Se muitas profissões tendem a buscar o perfeccionismo, na advocacia essa tendência parece escalar. A petição perfeita, a audiência perfeita, a apresentação ao cliente feita de forma perfeita, nada disso existe. O conceito de perfeição, em si, varia conforme a pessoa, então como alcançar algo que sequer tem um conceito objetivo?

Buscar concluir um serviço com perfeição fará com que você gaste muitas horas em algo que poderia ser concluído em tempo reduzido, e com qualidade. Isso compromete o tempo para outras tarefas do dia, reduz sua produtividade — porque você provavelmente acabará sentindo desânimo quando não alcançar a utópica perfeição — e torna sua rotina mais exaustiva.

8. Seja gestor do seu tempo e aprenda a dizer não

Imagem de alguém escrevendo no calendário, representando gestão do tempo e produtividade

Se você aplicou as técnicas e dicas até aqui, você já tem:

  • um ambiente de trabalho organizado e livre de distrações;
  • um planejamento semanal;
  • uma agenda;
  • uma noção dos seus objetivos, metas e o respectivo nível de prioridade de cada.

Agora que você já sabe isso, é hora de se concentrar nesses objetivos e metas e respeitar seu próprio tempo. Aprenda a dizer não quando colegas, familiares e outros exigirem um minutinho de seu horário de trabalho.

Isso não significa que você deve se fechar em um casulo e se tornar inacessível: você pode, sim, abrir mão de um tempo para ajudar pessoas próximas, mas garanta que não é o tempo utilizado para uma tarefa importante, e que não comprometerá seu foco e produção.

Se dizer não deixa você desconfortável, opte por alternativas como “daqui a pouco”, “você pode esperar um pouquinho?”, entre outras. Se for urgente, a pessoa informará (e aí a situação muda). Caso contrário, você pode voltar aos próprios afazeres e ajudar quem for quando estiver livre.

Para saber quando esse momento livre chega, a agenda é uma aliada. Confira, nela, onde você tem uma brecha que não atrapalhará seu planejamento geral.

É importante o entendimento de ser claro e fiel ao objetivo de gerir o tempo e aumentar a produtividade. Os conflitos de demandas devem ser negociados priorizando os objetivos conforme seu planejamento. Caso uma solicitação gere um esforço enorme e não tenha relação com seu objetivo, seja franco ao negar um pedido ou postergar o atendimento.

9. Delegue atividades

A centralização das atividades limita a sua produtividade e de toda a equipe. Além disso, pode gerar acúmulo de demanda e sobrecarga de obrigações. Ao delegar tarefas, o processo apresenta mais fluidez, gera mais empatia na equipe e permite que você faça atividades mais estratégicas.

Observe todas as atividades que você tem em sua agenda. Questione-se:

  1. É essencial?
  2. Sou a única pessoa capaz de realizar essa tarefa?
  3. É urgente?

Conforme as respostas para as três perguntas acima, você será capaz de definir se a atividade é delegável ou não.

10. Estabeleça um tempo para executar cada tarefa

gestão por tempo e produção

É preciso definir um tempo para a execução de cada atividade. Ao estabelecer esse parâmetro, é possível organizar com mais assertividade a agenda, evitando migrar uma demanda para outro dia. Além disso, caso a demanda envolve a equipe, o tempo pré-definido auxilia na gestão e coordenação do trabalho.

11. Prepare-se para os imprevistos

Por fim, separe um tempo na agenda para encaixar atividades não planejadas. Por mais completo e sistêmico que o plano seja, saiba que imprevistos sempre podem acontecer. Ao definir intervalos de tempo livre durante o dia, é possível completá-los com estes imprevistos sem comprometer o planejamento.

Diante de um cenário dinâmico em que vivemos, os advogados que conseguirem implementar estratégias de gestão do tempo e produtividade, podem alcançar resultados com mais eficiência. Além disso, essas dicas permitem que você tenha tempo para se dedicar a questões mais estratégicas e à família.

Você já aplica alguma técnica de gestão do tempo e produtividade que não está aqui e gostaria de compartilhar? Aplique as dicas aqui e observe sua produtividade melhorar.

Se quiser mais conteúdos e dicas para ajudar a crescer e melhorar em seu escritório de advocacia, assine nossa newsletter.

Receba conteúdos perfeitos para o crescimento e gestão do seu escritório de advocacia — uma vez ao mês.

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail - não fazemos spam.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.

Fale o que você pensa

O seu endereço de e-mail não será publicado.

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.