Como organizar seu escritório de advocacia: 7 passos simples e práticos.

Um escritório de advocacia bem organizado traz melhorias no dia a dia dos advogados. Mas não só isso, a organização também reflete clareza, trazendo mais confiabilidade ao cliente no momento em que ele estiver no ambiente. Por isso, saber como organizar seu escritório de advocacia é fundamental para o crescimento a longo prazo.

Quando falamos de organização, não nos referimos apenas a um ambiente fisicamente organizado. Na verdade, esta é apenas uma pequena parcela da organização do escritório que está intimamente ligada à gestão do escritório de advocacia.

Separamos várias dicas para auxiliar você na organização de seu escritório jurídico. Confira.

1. Comece pelo seu espaço

Um ambiente organizado facilita o seu trabalho. Reduz as distrações e diminui as possibilidades de procrastinação. Além disso, reduz o stress causado pela bagunça e poupa seu tempo — você dificilmente passará muito tempo procurando por algo. 

Organize sua sala e sua mesa, deixando-a o mais livre possível, mas não pense somente o seu ambiente. Tenha um escritório organizado como um todo, desde a recepção até a última sala. Incentive seus colegas advogados e cada um dos seus colaboradores a também manter a organização do ambiente.

Se existe algo que não falta em um escritório de advocacia é documentação. Organize cada um desses papéis de acordo com um padrão que faça sentido para você e facilite o seu cotidiano. Use etiquetas, códigos que façam sentido para o escritório, abuse de cores e números.  Digitalize o que for possível: os documentos ficam mais seguros e ocupam muito menos espaço! 

2. Controle sua carteira de clientes e seus contratos

Ter uma boa organização e controle de sua carteira de clientes e dos contratos que seu escritório celebra permite avaliar em tempo real os clientes que você quer fazer de tudo para manter a longo prazo e aqueles que não são a melhor opção para seu escritório. 

Além disso, analisando seus clientes atuais, é possível delinear o perfil de seu cliente ideal, o que auxilia na tomada de decisões quanto a futuros possíveis clientes e mesmo em estratégias de captação. 

3. Cuide da gestão financeira do seu escritório

Uma boa gestão financeira é imprescindível para todo negócio, mas infelizmente não é algo ensinado nas faculdades de Direito. Por isso, trace estratégias financeiras a curto e longo prazo para seu escritório de advocacia, e atente-se principalmente aos seguintes pontos:

• Faça um bom planejamento financeiro;
• documente toda a entrada e saída de ativos e passivos de seu escritório;
• os bens do escritório e os bens dos sócios são diferentes, não misture: seu escritório de advocacia deve ser visto como empresa, tendo seu próprio capital.

4. Organização da equipe é fundamental

O sucesso de um escritório de advocacia depende diretamente dos seus recursos humanos. O trabalho da sua equipe é fundamental, e para que haja um bom rendimento é necessária uma boa gestão e comunicação interna. 

Acima de tudo tenha uma boa comunicação com seu pessoal. A transparência deve ser um pilar para essa relação. Ouça o que sua equipe tem para lhe dizer, essas considerações podem ser cruciais para o bom desempenho do seu escritório. Opte por ser um líder e por coordenar uma equipe proativa e assertiva. 

5. Aprenda a gerenciar os processos do seu escritório

Seu escritório de advocacia é único. Sua equipe é diferente da equipe de outros escritórios, assim como seus clientes. A única coisa que não muda em escritórios de sucesso, ou mesmo em crescimento, é o alto volume de processos. Por isso, saber organizá-los é essencial. 

Isso significa a organização física, mas também envolve um bom sistema de controle de prazos e procedimentos. Se você aplicou as dicas acima, essa já está praticamente aplicada: uma equipe comunicativa e motivada, em um ambiente organizado e financeiramente saudável garantirão uma boa organização processual. 

Mas, para garantir, são essas as principais dicas a se observar:

• Tenha um controle de todos os processos em que seu escritório atua;
• saiba também qual advogado é o principal responsável por cada processo;
• tenha um controle de prazos, audiências e movimentações processuais.

Aplicativos e outras ferramentas tecnológicas são uma boa opção para esse gerenciamento. 

6. Faça gestão do seu tempo

Planeje bem seu dia, sua semana e seu mês. Assim, você consegue gerenciar bem o seu tempo e manter-se produtivo no decorrer do trabalho, sem precisar se sobrecarregar. 

Quando você aprende a gerir o seu tempo, seu nível de produtividade cresce exponencialmente, o que reflete em um aumento de sua qualidade de vida. Imagine conseguir fazer tudo o que seu trabalho exige e ainda sobrar tempo para passar com os amigos e a família todos os dias? É exatamente isso que uma boa gestão de seu tempo permite. 

Se você chegou até aqui, muito provavelmente gostará de acessar um ebook com um conteúdo muito rico sobre gestão eficiente em escritório de advocacia. 

7. Adote um software jurídico

Com a ajuda de um software jurídico, você pode ganhar tempo para diversas atividades e ao fim entregar ao seu cliente o serviço com máxima excelência. 

A XJus foi criada para ser uma aliada da advocacia. O software de alta performance permite que você reduza o tempo gasto com tarefas administrativas, controle em um só lugar todos os aspectos de seu escritório, melhore a comunicação de sua equipe e o controle de suas finanças e muito mais. Tudo isso de uma maneira simples e inovadora.

Achou interessante? Agora você já sabe como organizar seu escritório de advocacia, mas se quiser ir além e optar por um software que cuide dessa organização, confira como escolher o melhor para o seu escritório.