Como organizar seu escritório de advocacia: 7 passos simples e práticos.

Um escritório de advocacia bem organizado traz melhorias no dia a dia dos advogados. Mas não só isso, a organização também reflete clareza, trazendo mais confiabilidade ao cliente no momento em que ele estiver no ambiente. Por isso, saber como organizar seu escritório de advocacia é fundamental para o crescimento a longo prazo.

Quando falamos de organização, não nos referimos apenas a um ambiente fisicamente organizado. Na verdade, esta é apenas uma pequena parcela da organização do escritório que está intimamente ligada à gestão do escritório de advocacia.

Separamos várias dicas para auxiliar você na organização de seu escritório jurídico. Confira.

1. Comece pelo seu espaço

como organizar seu escritório de advocacia - dica 1: organize seu espaço. Na imagem: mão organizando papeis.

Um ambiente organizado facilita o seu trabalho. Reduz as distrações e diminui as possibilidades de procrastinação. Além disso, reduz o stress causado pela bagunça e poupa seu tempo — você dificilmente passará muito tempo procurando por algo. 

Organize sua sala e sua mesa, deixando-a o mais livre possível, mas não pense somente o seu ambiente. Tenha um escritório organizado como um todo, desde a recepção até a última sala. Incentive seus colegas advogados e cada um dos seus colaboradores a também manter a organização do ambiente.

Se existe algo que não falta em um escritório de advocacia é documentação. Organize cada um desses papéis de acordo com um padrão que faça sentido para você e facilite o seu cotidiano. Use etiquetas, códigos que façam sentido para o escritório, abuse de cores e números.  Digitalize o que for possível: os documentos ficam mais seguros e ocupam muito menos espaço! 

2. Controle sua carteira de clientes e seus contratos

Ter uma boa organização e controle de sua carteira de clientes e dos contratos que seu escritório celebra permite avaliar em tempo real os clientes que você quer fazer de tudo para manter a longo prazo e aqueles que não são a melhor opção para seu escritório. 

Além disso, analisando seus clientes atuais, é possível delinear o perfil de seu cliente ideal, o que auxilia na tomada de decisões quanto a futuros possíveis clientes e mesmo em estratégias de captação. 

3. Cuide da gestão financeira do seu escritório

Uma boa gestão financeira é imprescindível para todo negócio, mas infelizmente não é algo ensinado nas faculdades de Direito. Por isso, trace estratégias financeiras a curto e longo prazo para seu escritório de advocacia, e atente-se principalmente aos seguintes pontos:

  • Faça um bom planejamento financeiro;
  • documente toda a entrada e saída de ativos e passivos de seu escritório;
  • os bens do escritório e os bens dos sócios são diferentes, não misture: seu escritório de advocacia deve ser visto como empresa, tendo seu próprio capital.

4. Organização da equipe é fundamental

O sucesso de um escritório de advocacia depende diretamente dos seus recursos humanos. O trabalho da sua equipe é fundamental, e para que haja um bom rendimento é necessária uma boa gestão e comunicação interna. 

Acima de tudo tenha uma boa comunicação com seu pessoal. A transparência deve ser um pilar para essa relação. Ouça o que sua equipe tem para lhe dizer, essas considerações podem ser cruciais para o bom desempenho do seu escritório. Opte por ser um líder e por coordenar uma equipe proativa e assertiva. 

5. Aprenda a gerenciar os processos do seu escritório

Seu escritório de advocacia é único. Sua equipe é diferente da equipe de outros escritórios, assim como seus clientes. A única coisa que não muda em escritórios de sucesso, ou mesmo em crescimento, é o alto volume de processos. Por isso, saber organizá-los é essencial. 

Isso significa a organização física, mas também envolve um bom sistema de controle de prazos e procedimentos. Se você aplicou as dicas acima, essa já está praticamente aplicada: uma equipe comunicativa e motivada, em um ambiente organizado e financeiramente saudável garantirão uma boa organização processual. 

Mas, para garantir, são essas as principais dicas a se observar:

  • Tenha um controle de todos os processos em que seu escritório atua;
  • saiba também qual advogado é o principal responsável por cada processo;
  • tenha um controle de prazos, audiências e movimentações processuais.

Aplicativos e outras ferramentas tecnológicas são uma boa opção para esse gerenciamento. 

6. Faça gestão do seu tempo

Planeje bem seu dia, sua semana e seu mês. Assim, você consegue gerenciar bem o seu tempo e manter-se produtivo no decorrer do trabalho, sem precisar se sobrecarregar. 

Quando você aprende a gerir o seu tempo, seu nível de produtividade cresce exponencialmente, o que reflete em um aumento de sua qualidade de vida. Imagine conseguir fazer tudo o que seu trabalho exige e ainda sobrar tempo para passar com os amigos e a família todos os dias? É exatamente isso que uma boa gestão de seu tempo permite. 

7. Adote um software jurídico

Com a ajuda de um software jurídico, você pode ganhar tempo para diversas atividades e ao fim entregar ao seu cliente o serviço com máxima excelência. 

A XJus foi criada para ser uma aliada da advocacia. O software de alta performance permite que você reduza o tempo gasto com tarefas administrativas, controle em um só lugar todos os aspectos de seu escritório, melhore a comunicação de sua equipe e o controle de suas finanças e muito mais. Tudo isso de uma maneira simples e inovadora.

Achou interessante? Agora você já sabe como organizar seu escritório de advocacia, mas se quiser ir além e optar por um software que cuide dessa organização, confira como escolher o melhor para o seu escritório.

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