Gestão do Tempo e Produtividade: 11 Dicas para seu Escritório de Advocacia

3. Elimine as distrações

A distração é uma vilã na história da produtividade. Mas o que são distrações?

Qualquer coisa não essencial ao serviço que você esteja fazendo no momento: conferir e-mails, redes sociais, o celular e outros eletrônicos, ou mesmo coisas mais simples como parar para comer um snack que estivesse em seu alcance.

Se você seguiu o passo 1, provavelmente possui menos itens na sua área de trabalho que poderão distraí-lo. No entanto, você dificilmente retirou seu celular de perto, ou fechou a janela do e-mail, certo? Pois evite ambas as opções.

Delimite horários para conferir seus e-mails e seu celular, e siga esses horários. Pode ser duas, três ou até quatro vezes por dia, como preferir, mas garanta que isso seja feito em um tempo próprio, e não em meio a outras atividades.

Se você perceber que simplesmente não consegue evitar e precisa conferir seu celular, e-mail ou redes sociais, ou que não consegue manter o foco em apenas uma atividade, considere meios mais desafiadores e estimulantes, como alguns aplicativos que ajudam na produtividade. Listamos brevemente quatro que podem interessar:

• Forest
• FocusList
• Streaks
• Habitica

4. Adote uma agenda

Ter uma agenda é um pouco diferente de fazer o planejamento semanal. Antes, você colocou no papel tudo o que tem que fazer em uma semana. Na agenda, seus compromissos serão especificados de acordo com o dia a dia.

Você pode optar por uma agenda tradicional, como a do seu próprio escritório, ou por uma agenda eletrônica, que tem como vantagem a facilidade de acesso em qualquer lugar, bastando um celular, computador ou tablet e conexão com a internet.

Algumas opções são:

• Google Calendar
• Asana
• Adoção de um software jurídico
• Planilhas Google

5. Anote suas ideias e suas pendências

Encher a cabeça de ideias e pendências sobrecarrega a memória, cansa o cérebro e consome muita energia. Além disso, você pode acabar se distraindo e querendo resolver tudo o que vier em mente.

Para evitar que isso aconteça e comprometa sua produtividade, crie o hábito de anotar toda ideia e pendência novas. Na verdade, adotando o passo 4, as chances de você se lembrar de pendências ainda não registradas é pequena, e com o hábito de anotar ideias, sua mente ficará livre de preocupações e poderá focar no trabalho.

Você pode optar por um caderninho para anotações ou algumas ferramentas tecnológicas, como Evernote, Google Docs. Mas evite usar o Whatsapp: as chances de você permanecer nele para responder alguma mensagem são grandes, o que contraria os pontos anteriores.

6. Priorize seus objetivos

Ao checar as atividades diárias em sua agenda, priorize as tarefas conforme o planejamento realizado, considerando prazo de entrega, alinhamento com a estratégia e o grau de dificuldade. Além disso, saiba diferenciar o que é urgente e o que é importante, para não classificar uma demanda erroneamente e viver apagando fósforos achando que são incêndios.

Faça uma tabela das suas atividades, veja quais são possíveis de serem executadas e importantes: priorize-as.

Um método excelente para aplicar para definir o nível de importância e necessidade de cada tarefa é o Método GTD.

7. Evite o perfeccionismo

Se muitas profissões tendem a buscar o perfeccionismo, na advocacia essa tendência parece escalar. A petição perfeita, a audiência perfeita, a apresentação ao cliente feita de forma perfeita, nada disso existe. O conceito de perfeição, em si, varia conforme a pessoa, então como alcançar algo que sequer tem um conceito objetivo?

Buscar concluir um serviço com perfeição fará com que você gaste muitas horas em algo que poderia ser concluído em tempo reduzido, e com qualidade. Isso compromete o tempo para outras tarefas do dia, reduz sua produtividade — porque você provavelmente acabará sentindo desânimo quando não alcançar a utópica perfeição — e torna sua rotina mais exaustiva.

8. Seja gestor do seu tempo e aprenda a dizer não

Se você aplicou as técnicas e dicas até aqui, você já tem:

• um ambiente de trabalho organizado e livre de distrações;
• um planejamento semanal;
• uma agenda;
• uma noção dos seus objetivos, metas e o respectivo nível de prioridade de cada.

Agora que você já sabe isso, é hora de se concentrar nesses objetivos e metas e respeitar seu próprio tempo. Aprenda a dizer não quando colegas, familiares e outros exigirem um minutinho de seu horário de trabalho.

Isso não significa que você deve se fechar em um casulo e se tornar inacessível: você pode, sim, abrir mão de um tempo para ajudar pessoas próximas, mas garanta que não é o tempo utilizado para uma tarefa importante, e que não comprometerá seu foco e produção.

Se dizer não deixa você desconfortável, opte por alternativas como “daqui a pouco”, “você pode esperar um pouquinho?”, entre outras. Se for urgente, a pessoa informará (e aí a situação muda). Caso contrário, você pode voltar aos próprios afazeres e ajudar quem for quando estiver livre.

Para saber quando esse momento livre chega, a agenda é uma aliada. Confira, nela, onde você tem uma brecha que não atrapalhará seu planejamento geral.

É importante o entendimento de ser claro e fiel ao objetivo de gerir o tempo e aumentar a produtividade. Os conflitos de demandas devem ser negociados priorizando os objetivos conforme seu planejamento. Caso uma solicitação gere um esforço enorme e não tenha relação com seu objetivo, seja franco ao negar um pedido ou postergar o atendimento.

Observe todas as atividades que você tem em sua agenda. Questione-se:

1. É essencial?
2. Sou a única pessoa capaz de realizar essa tarefa?
3. É urgente?

Conforme as respostas para as três perguntas acima, você será capaz de definir se a atividade é delegável ou não.

10. Estabeleça um tempo para executar cada tarefa

É preciso definir um tempo para a execução de cada atividade. Ao estabelecer esse parâmetro, é possível organizar com mais assertividade a agenda, evitando migrar uma demanda para outro dia. Além disso, caso a demanda envolve a equipe, o tempo pré-definido auxilia na gestão e coordenação do trabalho.

11. Prepare-se para os imprevistos

Por fim, separe um tempo na agenda para encaixar atividades não planejadas. Por mais completo e sistêmico que o plano seja, saiba que imprevistos sempre podem acontecer. Ao definir intervalos de tempo livre durante o dia, é possível completá-los com estes imprevistos sem comprometer o planejamento.