Gestão Financeira de Escritório de Advocacia: Passo a Passo

A gestão financeira de um escritório de advocacia pode parecer uma tarefa árdua para os profissionais da área jurídica. Afinal, você se formou em Direito, buscou especializações jurídicas e atua em uma área específica que dificilmente envolve conhecimentos gerenciais, certo? Pode ser difícil imaginar um cenário na prática jurídica que compreenda a necessidade de aprender sobre administração financeira, mas a verdade é que tais conhecimentos não só são recomendados, como são essenciais. 

Uma boa gestão financeira vai muito além de um controle superficial dos ativos e passivos mensais. Ela envolve planejamento, utilização de técnicas de controle; e sem essa organização, dificilmente seu escritório terá uma trajetória livre de contratempos. Mas como fazer isso na prática? Como saber se seu escritório está aplicando as técnicas corretas?

Escrevemos este texto para resolver essas dúvidas e ajudar seu escritório a adotar um modelo excelente de gestão financeira. Interessado? Fique conosco até o final!

A importância de uma boa gestão financeira

Um escritório de advocacia é, de forma muito simplificada, o conjunto de pessoas que trabalham nele, processos e ações judiciais, e clientes. Do ponto de vista financeiro, por outro lado, a complexidade é um pouco maior: o escritório envolve custos e despesas mensais, bem como receita e honorários. Os recursos financeiros do escritório são o que o mantém em funcionamento, então seu gerenciamento da forma correta é fundamental.

Técnicas de gestão eficiente permitem a análise dos recursos financeiros do escritório e o planejamento, gerando sempre melhores resultados em menos tempo. Sabendo a precedência e a procedência dos recursos financeiros, é possível identificar novas fontes de captação de recursos, fontes de despesas cujo custo-benefício não se justifica, e onde implementar melhorias.

Imagine seu escritório de advocacia agora. Você tem conhecimentos suficientes para decidir se um eventual contrato será vantajoso ou desinteressante? Agora imagine um cenário em que você não só terá acesso a esse conhecimento de forma rápida, mas ele será suficiente para auxiliar na tomada de decisões a curto e longo prazo, evitando que erros e problemas afetem a renda do seu escritório: nesse cenário, seu escritório está aplicando técnicas de gestão financeira. 

Mas como aplicar na prática? Importante esclarecer que não é algo aplicável da noite para o dia, mas as dicas abaixo certamente lhe ajudarão. 

Passo a passo para uma boa gestão financeira de seu escritório de advocacia

1. Faça um planejamento financeiro completo

A primeira coisa a se fazer é definir as metas do escritório e a frequência de acompanhamento. Essa definição deve ser específica, e, caso seu escritório já tenha um planejamento financeiro, revisite-o para garantir que está de acordo com a realidade financeira. Você pode usar planilhas ou outra ferramenta para especificar suas metas, os prazos para cada uma delas, bem como a periodicidade de reuniões do escritório para estudar as metas alcançadas e os pontos que precisam ser melhorados. 

Lembre-se que o planejamento em questão é focado nas finanças, de forma que as metas a serem traçadas devem ser traduzidas para uma perspectiva financeira. Um exemplo básico é o de captação de clientes, objetivo comum em escritórios de advocacia. Imagine, assim, que essa é uma meta de seu escritório:

No planejamento financeiro, é interessante definir o CAC (custo de aquisição por cliente) — quanto seu escritório investe na captação? Quem realiza o atendimento? Há gastos com cada potencial cliente, como brindes, lanches ou eventos? Calcule o custo aproximado de um cliente, depois o valor mínimo que você precisa receber para não se tornar um investimento negativo. Assim, ao estabelecer a meta captar clientes dentro do planejamento financeiro, você saberá exatamente o valor de um cliente, e poderá quantificar a meta.

Embora o exemplo acima trate de uma situação específica, fato é que toda meta dentro do planejamento financeiro deve ser quantificada. Metas qualitativas têm seu lugar na gestão, mas não na financeira. 

Com suas metas definidas e colocadas em um documento, você terá uma visão mais estratégica de seu escritório, sendo possível identificar pontos a melhorar e falhas com maior velocidade e praticidade. 

2. Não confunda finanças pessoais com profissionais

Misturar finanças pessoais e profissionais é um erro comum em escritórios de advocacia. Separe sempre seu capital pessoal do capital da sua empresa — lembre-se que seu negócio possui os próprios custos e despesas, com funcionários e gastos básicos. Ao misturar os recursos financeiros, você corre o risco de trazer problemas financeiros ao escritório, ou mesmo de gastar recursos pessoais desnecessariamente. 

3. Conheça as receitas e despesas de seu escritório

É essencial conhecer toda movimentação financeira da empresa. As receitas de um negócio não são necessariamente os lucros contabilizados positivamente; porém, devem ser analisadas com bastante cautela. Um erro de cálculo poderá prejudicar todo o negócio. 

As despesas, enquanto valores desembolsados no dia a dia de uma empresa, correspondem aquele dinheiro que deve ser empregado para que o negócio funcione. Abrangem desde despesas básicas como água, luz, energia, sistemas; passando pelos gastos fundamentais com pessoal administrativo, marketing e outros fatores.

Conhecer a fundo suas receitas e despesas, valendo-se para tanto de um plano de contas estruturado especialmente para o seu negócio, fará toda diferença para rentabilidade da empresa, inclusive facilitará uma boa organização do fluxo de caixa.

4. Atenção ao fluxo de caixa

Fluxo de caixa é a movimentação de recursos que entram e saem do caixa da empresa — ou, no caso, escritório. Um bom controle de seu fluxo de caixa permite identificar exatamente quanto o escritório tem disponível para investir periodicamente, bem como quais setores geram mais gastos e quais geram mais retorno. 

5. Corte gastos desinteressantes 

Feito o planejamento estratégico, construído o plano de contas e em posse de do fluxo de caixa do escritório, é possível e necessário identificar os gastos que não geram um retorno favorável. Lembre-se: todo gasto que seu escritório tem é, na verdade, um investimento. Como tal, você deve sempre avaliar o retorno obtido nele. 

Assim, identifique os investimentos que não estão trazendo retorno suficiente, corte-os e busque outras formas de alocar o dinheiro para alcançar as metas definidas no planejamento. Por isso é muito importante que suas metas sejam específicas e avaliadas de tempos em tempos.

6. Determine uma frequência para reanalisar seu planejamento e estratégias

É importante revisitar o planejamento financeiro, reavaliar as despesas e lucros e o fluxo de caixa para identificar pontos passíveis de mudanças e fatores externos que influenciaram de alguma forma a estruturação do escritório.

Esteja aberto à idéia de que erros acontecerão — por causas humanas e por força maior. A análise periódica do planejamento financeiro permite que o escritório lide com eventuais complicações e se adapte a novos cenários. 

7. Automatize o processo de gestão

Atente-se a todas as novidades trazidas pela tecnologia ao mundo jurídico. Utilize das ferramentas tecnológicas disponíveis e permita que a modernização ocorra em várias etapas de seu escritório. 

Inicialmente, você pode utilizar ferramentas mais básicas, como planilhas, recursos do Windows ou do próprio Google. Mas, para otimizar tempo, dinheiro e organizar seu escritório de forma interna e externa, você pode adotar um software jurídico, como a XJus, que permite automatizar a gestão financeira de seu escritório, fazendo as etapas 1 a 6 por você e facilitando a análise de métricas e valores por toda a equipe do escritório. 

Você está familiarizado com todas as etapas? Então aplique-as na prática agora mesmo e veja o quanto elas ajudarão seu escritório de advocacia a decolar. Se o tempo for uma preocupação, e caso esteja interessado na automatização do procedimento, confira como a XJus pode ajudar com a gestão financeira de seu escritório de advocacia. 

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