Aprenda Como Organizar Processos Judiciais em seu escritório de advocacia com 4 dicas!

Quando o escritório de advocacia emprega boas estratégias de gestão e de marketing, é natural que cresça rapidamente. Esse crescimento passa inclusive pelo aumento no volume de ações judiciais, o que pode se tornar uma bola de neve para advogados que não se prepararam no quesito organizacional.

Em geral, os escritórios que encontram dificuldades em organizar os processos judiciais em andamento também veem seus problemas se acumularem. E aí, algumas dessas dificuldades começam a ficar mais evidentes, como a perda dos prazos processuais, a relação deficitária com o cliente e a gestão ineficaz da equipe.

Por outro lado, um escritório ou departamento jurídico com um bom sistema de organização permite que os advogados consigam cumprir seus prazos com qualidade de trabalho e de vida. Além disso, os problemas citados anteriormente são facilmente eliminados.

Pensando nisso, queremos ajudar com dicas de como organizar os processos judiciais e administrativos de seu escritório de advocacia de forma eficiente, através das melhores metodologias.

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Vantagens e benefícios ao organizar processos judiciais

Implementar ferramentas corretas para a organização dos processos permite um alinhamento perfeito da gestão com os objetivos do escritório. Além disso, seu escritório pode usufruir de outros benefícios, tais como:

• executar mais tarefas com equipes enxutas;
• controle do tempo e produtividade, tendo mais tempo para reuniões, tarefas jurídicas e para seus clientes;
• maior facilidade de controlar e atender prazos processuais;
• retorno sobre o investimento.

Para entender como alcançar esses e outros benefícios, confira as dicas abaixo.

Como melhorar a organização dos processos no escritório de advocacia: 4 dicas (e uma extra!)

1. Entenda o fluxo de processos de seu escritório

Antes de começar a organizar — ou reorganizar — os processos judiciais em seu escritório, é importante ter bem mapeado quais são esses processos. Documente em algum lugar todos os processos que existem no momento em seu escritório de advocacia.

Sugerimos que inicie com uma lista contendo, no mínimo:

• o número do processo;
• nome das partes;
• qual delas é seu cliente;
• valor da causa;
• comarca;
• tribunal;
• instância processual;
• fase processual;
• se o processo está ativo ou suspenso.

Quanto melhor e mais completa for essa documentação, mais fácil será o procedimento de organização dos processos de seu escritório de advocacia. Você pode utilizar o método que achar melhor, desde uma planilha no Excel, aplicativos gratuitos ou mesmo um software jurídico: escolha o que fizer mais sentido para seu escritório.

Quando você opta por um software jurídico, terá todos os elementos acima e muitos outros à disposição, inclusive com alimentação automática.

Não se esqueça que todos os elementos de informação precisão ser facilmente pesquisados para que a sistematização gere o efetivo resultado.

2. Escolha uma forma padronizada de organização

Escolha um modelo de organização que seja adotada de forma padronizada por toda a sua equipe. Isso ajuda a evitar confusões na comunicação entre vocês, diminui o tempo que poderia ser gasto tentando interpretar designações diferentes e cria um senso de união entre todos.

A padronização é um passo indispensável para que sejam colhidos os benefícios de rapidez e segurança na informação. A ideia de padronizar sempre permite que o tempo de alimentação dos dados e a informação sejam mais assertivas.

Sem a padronização, os dados dificilmente se transformarão em informações seguras para os gestores tomarem decisões que permitiram o constante e eficaz crescimento do escritório.

3. Faça um controle de prazos e urgências e coloque-o na lista do fluxo de processos (da 1ª dica).

Ao colocar os prazos e urgências nos seus processos, fica mais fácil visualizá-los por nível de prioridade e necessidade de atenção. Você dificilmente precisará ficar até mais tarde no trabalho e perder um tempo valioso que poderia passar com sua família terminando uma diligência de um processo que está suspenso, por exemplo, não é?

Por outro lado, pode deixar aquela peça cujo prazo é em 30 dias para amanhã e focar no processo que demanda uma movimentação mais complexa por hoje. Sua tomada de decisões ficará muito mais clara, fácil e orientada a resultados se você tiver uma melhor visualização de quais decisões tomar primeiro.

Vale destacar que o controle de prazos, mesmo quando já delegado a um profissional responsável, pode e merece também ser compartilhado com outros da equipe de trabalho. Quando existe a gestão compartilhada das tarefas diárias e o double check (dupla verificação), todos os envolvidos ganham — o escritório, porque passa a ter maior segurança na operação; o advogado, porque psicologicamente diminui o nível estresse ao saber que outros estarão auxiliando nos controles diários.

Se seu escritório já possui uma metodologia de registro dos processos e respectivos prazos, cuide de sempre acrescentar novas demandas e já colocar o nível de dificuldade e prioridade que elas devem ter. Assim, ao longo do tempo, gastará pouco esforço nessa parte administrativa, e o serviço jurídico será feito em menos tempo e com mais qualidade.

4. Teste!

Vamos nadar contra a maré: não existe uma fórmula mágica pronta que seu escritório pode adotar. Perceba que as dicas acima, embora práticas e combináveis, são moldáveis à realidade de seu escritório de advocacia. Afinal, seus problemas, ações, metas e resultados são únicos, e dificilmente se encaixam em regras prontas.

A melhor forma de organizar seus processos judiciais é testando. Aplique as dicas acima, e combine-as com a metodologia que mais funcionar para seu escritório. Alguns preferem utilizar sites como Trello ou Asana, metodologias como GTD ou Kanban. Converse com seus sócios e sua equipe e alinhem o que funcionará melhor tendo em mente as metas e objetivos de vocês.

Dica Extra: Softwares Jurídicos organizam processos judiciais para você — e podem se moldar às necessidades do seu escritório!

É importantíssimo que o profissional do direito saiba que a tecnologia está revolucionando o modo de controlar as atividades jurídicas. É o exemplo da geração automática de prazos a partir de captura de publicações, inclusive com disparos de e-mails e notificações antes dos vencimentos. O bom é que essa é uma realidade cada vez mais acessível a todos.

Embora não haja uma metodologia única que dê resultado para todos os escritórios, existe uma solução que se molda às necessidades de cada escritório, não ignorando suas peculiaridades e trabalhando com o que há de melhor. Um bom software jurídico, como a XJus, que alinhe tecnologia de alta performance com as suas necessidades é uma aposta certeira se o que você busca é organização rápida e prática.

Além de tornar mais ágil a análise e acompanhamento de prazos e processos, a adoção de um software pode melhorar a produtividade da equipe e reduzir os custos a curto e longo prazo, bem como organizar processos judiciais, administrativos e consultivos de seu escritório de forma mais rápida.

Acha que pode ser a solução perfeita para você? Então confira esse artigo sobre como escolher o melhor software jurídico para seu escritório de advocacia.